Tuần làm việc 4 ngày: Làm ít hơn, hiệu quả hơn

 

102 năm sau khi trở thành nước đầu tiên trên thế giới áp dụng toàn quốc chế độ ngày làm 8 tiếng, Tây Ban Nha lại là nước đầu tiên trên thế giới thí điểm toàn quốc tuần làm bốn ngày. Và nước này không đơn độc trong tiến trình hướng tới một tương lai làm ít hơn, nghỉ nhiều hơn.

Tây Ban Nha tiên phong 

Từ ngày 2-1-2020, Công ty phần mềm Delsol ở tỉnh Jaén trở thành doanh nghiệp đầu tiên ở Tây Ban Nha rút ngắn tuần làm việc sau khi chuyển hẳn sang chế độ tuần làm bốn ngày. 

Trong hơn 180 nhân sự của công ty, những người thuộc các bộ phận không phải gặp khách hàng được làm việc từ thứ hai đến thứ năm, các bộ phận phải gặp khách hàng vẫn theo chế độ làm việc từ thứ hai đến thứ sáu nhưng nhân viên được luân phiên nghỉ bù một ngày trong tuần.

Theo phó giám đốc Pilar Meseguer, chế độ làm việc mới phát huy tác dụng: tỉ lệ nhân viên vắng/nghỉ giảm 28%, tỉ lệ hài lòng của nhân viên và khách hàng tăng lên.

Hơn một năm sau đột phá của Delsol, việc cho thí điểm chế độ tuần làm bốn ngày được Chính phủ Tây Ban Nha thông qua đầu năm 2021 và dự kiến đến tháng 8-2021 sẽ triển khai toàn quốc.

Khoảng 50 triệu euro sẽ được chi cho các doanh nghiệp tham gia chương trình thí điểm giảm tuần làm việc không giảm lương dài ba năm. Trong năm đầu tiên, các công ty được bù đắp 100% chi phí lương phải trả cho ngày làm việc vào thứ sáu mà nay người lao động được nghỉ. Khoản bù đắp này là 50% vào năm thứ hai và 33% vào năm thứ ba.

Tuần làm việc bốn ngày vốn là một phần cương lĩnh tranh cử 2019 của Ðảng tiến bộ Más País ở Tây Ban Nha. Trong cuộc thử nghiệm lần này, Más País ước tính sẽ có khoảng 200 công ty tham gia với khoảng từ 3.000 đến 6.000 lao động.

Thế giới rục rịch hưởng ứng

Ban quản lý đô thị tự quản ở Odsherred (Đan Mạch) đã bắt đầu làm bốn ngày một tuần từ năm 2019, để giảm áp lực cho những nhân viên đi làm xa, có người từ tận thủ đô Copenhagen cách đó 80km.

Số giờ làm việc theo luật là 37 giờ/tuần, có thể trừ 2 giờ dành cho “phát triển chuyên môn tùy ý” theo quy định nghiệp đoàn; nhân viên ban quản lý đô thị được phép phân bổ 35 giờ còn lại trong 4 ngày, tức mỗi ngày trung bình làm 8 giờ 45 phút, thay vì làm 5 ngày, mỗi ngày 7 giờ. Người lao động từng lo ngại chuyện làm hơn 8 giờ mỗi ngày, nhưng vấn đề đã được xử lý linh hoạt bằng cách tính cả thời gian làm ở nhà hay trên tàu vào 35 giờ kia.

Ở Anh, nơi chiến dịch 4 Day Week (Tuần 4 ngày) được khởi động từ năm 2018, có 14 doanh nghiệp đã chuyển hẳn sang chế độ làm ít ngày mà không cắt giảm lương nhân viên. Giữa tháng 4-2021, Đảng Dân tộc Scotland tuyên bố sẽ tính đến việc chuyển đổi toàn diện hơn sang tuần làm bốn ngày ở Scotland khi giành kiểm soát hoàn toàn các quyền về lao động.

Ngay ở Nhật Bản, xứ sở của những người nghiện việc, vài doanh nghiệp cũng đã thử nghiệm làm ít ngày hơn. Sớm nhất là Hãng thời trang Uniqlo vào năm 2015 với 10.000 nhân viên, và mới đây nhất có Microsoft Japan vào năm 2019 với 2.300 nhân viên. Cuối tháng 1-2021 vừa qua, tuần làm bốn ngày đã được Quốc hội Nhật đưa ra thảo luận.

Bên kia đường xích đạo, New Zealand cũng chứng kiến các chuyển động: Công ty tư vấn quản lý tài sản Perpetual Guardian vào tháng 10-2019 đã trở thành doanh nghiệp đầu tiên ở nước này áp dụng tuần làm bốn ngày. Và từ tháng 12-2020, Unilever New Zealand cũng bắt đầu thử cho nhân viên nghỉ luôn ngày thứ sáu.

Ghi nhận lợi ích bất ngờ

Từ chỗ chỉ được xem là một phiên bản táo bạo thay thế cho phương án giảm giờ của chế độ tuần làm năm ngày, mỗi ngày 7 tiếng (35 giờ công) ở châu Âu, chế độ tuần làm bốn ngày, mỗi ngày khoảng 8 giờ nhận được sự ủng hộ rộng rãi hơn vì có lợi không chỉ cho người lao động.

Trong khi các thử nghiệm ở Odsherred, Unilever New Zealand cho thấy chế độ mới giúp giảm thời gian di chuyển và mang lại một cuối tuần đủ dài để tái tạo sức lực, thì thử nghiệm ở Perpetual Guardian, Microsoft Japan hay ở chuỗi cửa hàng burger Mỹ Shake Shack vào năm 2019 còn cho thấy một lợi ích khác hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp: năng suất lao động tăng rõ rệt.

Sau cuộc thử nghiệm dài bốn tuần từ tháng 3-2018, Perpetual Guardian ghi nhận năng suất lao động tăng 20% và hiệu quả cân bằng cuộc sống và công việc tăng 45%, từ đó mức độ hài lòng của nhân viên tăng lên, khả năng giữ chân nhân sự cũng tăng và chi phí tuyển dụng giảm xuống.

Công ty Pursuit Marketing ở Glasgow của Anh ghi nhận năng suất tăng 30% sau khi cho 120 nhân viên chuyển hẳn sang làm việc tuần chỉ bốn ngày từ cuối năm 2016. Thử nghiệm của Microsoft Japan thu được những kết quả ấn tượng nhất: năng suất lao động tăng đến 40%, kèm nhiều hiệu quả khác không ngờ: tiêu thụ điện giảm 23%, giấy in giảm gần 60%.

Nhưng điều quan trọng hơn cả là các doanh nghiệp đang rút ra những cách thức mới mẻ để quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Khi một tuần chỉ còn làm 4 ngày, Microsoft Japan đã áp dụng chặt chẽ các biện pháp tiết kiệm thời gian, chẳng hạn chỉ tổ chức họp không quá năm người, giảm thời lượng một nửa số cuộc họp từ 60 phút xuống còn 30 phút. Thay cho việc họp hành và email “đầy lãng phí”, các kênh chat được khuyến khích sử dụng để bàn bạc công việc.

Ở ban quản lý đô thị Odsherred, các cuộc họp cũng chỉ còn khoảng 30 phút. Cùng với những thay đổi khác trong quản trị theo hướng tiết kiệm thời gian, chế độ làm việc mới đã giúp mọi việc được xử lý nhanh chóng hơn và làm người dân hài lòng hơn.

 

Những thách thức về quản trị nhân sự

Nhưng không phải là cứ giảm ngày làm việc là năng suất sẽ tăng và nhân viên sẽ vui vẻ. Giám đốc ban quản lý khu đô thị Odsherred, ông Claus Steen Madsen, cũng là người thiết kế chương trình giảm ngày làm việc, chia sẻ kinh nghiệm rằng ở những phòng ban bị sếp giám sát quá chặt về cách sử dụng thời gian, nhân viên không thoải mái với việc tuần làm bốn ngày.

Bài học từ những nơi đã triển khai thành công tuần làm bốn ngày là phải có cách quản trị tinh tế, thông minh và linh động. Trước lo ngại rằng nhân viên có thể thấy căng thẳng vì không thể làm hết việc chỉ trong bốn ngày, Pursuit Marketing vẫn mở cửa văn phòng vào thứ sáu để ai thấy cần thì đến làm và thứ sáu được hiểu là ngày làm việc không bắt buộc.

Các doanh nghiệp đang tiến đến chế độ tuần làm bốn ngày thường nằm ngoài lĩnh vực sản xuất công nghiệp. Trong 14 doanh nghiệp mà chiến dịch 4 Day Week đã vận động chuyển đổi thành công, có 9 doanh nghiệp sáng tạo, 3 doanh nghiệp dịch vụ và 2 doanh nghiệp xã hội.

Nhưng những nơi có cấu trúc nhân sự phức tạp như Quỹ tài trợ Wellcome Trust ở London, tuần làm bốn ngày vẫn bất khả thi. Từng công bố kế hoạch thử nghiệm giảm ngày làm cho 800 nhân viên vào đầu năm 2019, công ty này hủy bỏ ý định vào tháng 4-2019 vì cơ cấu gồm các phòng ban hậu cần và bộ phận thi công, tổ chức sự kiện quá phức tạp.

Cho đến nay, kỷ lục chuyển đổi có lẽ thuộc về Hãng tiếp thị liên kết Awin với 1.000 nhân viên làm việc ở 15 văn phòng trên khắp thế giới. Từ đầu năm 2021, công ty này đã hoàn toàn chuyển sang làm tuần bốn ngày. 

“Sử dụng nhiều công nghệ, các nhóm làm việc trên nhiều múi giờ và tinh thần linh hoạt, chúng tôi sẽ làm được việc này trong khi vẫn duy trì được dịch vụ thường có” - giám đốc điều hành Adam Ross của Awin tuyên bố.■