Sống trong chat, chết vùi trong chat

TTCT - Giới nhân viên văn phòng chắc hiểu hơn ai hết về nỗi phiền toái khi cả ngày phải sống trong các nhóm chat vì tính chất công việc.

Ảnh: dispatch.io

Cả ngày trả lời tin nhắn

Khánh Vân (25 tuổi) đang làm nhân viên quản lý dự án cho một công ty quảng cáo (agency) tại quận Bình Thạnh (TP.HCM). Vì tính chất công việc là làm mắt xích giữa agency và khách hàng, mỗi dự án Vân phải tham gia ít nhất 3 nhóm chat: một nhóm chung giữa các nhân viên dự án và đội ngũ của khách hàng; một nhóm với trưởng bộ phận phía agency và lãnh đạo phía bên khách để chốt đề xuất, phương án, chiến lược; một nhóm nội bộ các thành viên thuộc agency để triển khai các đầu việc. Có bao nhiêu dự án, số lượng nhóm chat Vân đeo bám sẽ được nhân lên tương ứng.

Với 6 dự án đang triển khai, điện thoại của Vân liên tục nhấp nháy từ sáng đến tối với tin nhắn từ 18 nhóm chat khác nhau. Nhiều ngày, cô chỉ làm duy nhất chuyện đọc và phản hồi những thắc mắc liên tục trong các nhóm, và khi cả 18 nhóm không còn câu hỏi gì nữa thì đã hơn 19h. Lại có hôm khách hàng ở Nhật mới 5h sáng đã nhắn đích danh cô, yêu cầu phía agency phải chỉnh sửa gấp một bài viết. Cũng có ngày tới tận 23h, khách phát tín hiệu SOS vào nhóm chat vì đối thủ "tấn công" đánh giá 1 sao cho fanpage.

"Quay cuồng" trong các nhóm, Vân nói cô buộc phải đọc hết mọi tin nhắn dù có những nội dung không liên quan. Là đầu mối của agency để khách hàng liên hệ trong suốt dự án, Vân phải nắm từng chi tiết để có thể trả lời nhanh những câu hỏi bất thình lình từ hai phía. "Ngay cả khi các thành viên nội bộ của khách đã tranh cãi quyết liệt đến mức nặng lời với nhau, dù không liên can nhưng mình cũng phải đọc để biết chuyện gì đang xảy ra, liệu có ảnh hưởng tới dự án chung hay không" - cô nói.

Vì tham gia quá nhiều nhóm chat, công việc của Vân rất dễ bị ứ đọng; cô thường phải làm những đầu việc chính như viết báo cáo, hợp đồng, gửi email vào buổi tối hoặc "dùng ngày chủ nhật để "dọn kho", xử lý nốt những đầu việc chưa hoàn thành.

Thao túng thông tin

Theo anh Nguyễn Hiển, việc một tổ chức có quá nhiều nhóm chat trong khi thành viên giữa các nhóm ấy phần lớn trùng lặp sẽ tạo thành nhiều lớp tin tức về cùng một vấn đề trong tổ chức. Cụ thể, trong những nhóm có sếp A mà không có sếp B, các thành viên sẽ thảo luận những thông tin sếp B không hề hay biết; tương tự với các nhóm có B mà không có A. Theo thời gian, các lớp tin tức này càng được củng cố, đến một lúc sẽ tạo ra hiện tượng "thao túng thông tin", theo cách gọi của anh Hiển. Nghĩa là một hay một nhóm thành viên trong cùng một phòng ban, tổ chức sẽ hoàn toàn không nắm được các thông tin mà những người đồng cấp khác của mình đều biết. Và người "ngầm" quyết định ai, nhóm nào được biết những tin tức gì sẽ nắm quyền lực về thông tin trong phòng ban nói riêng và công ty, tổ chức nói chung.

Anh Nguyễn Hiển (26 tuổi, ngụ quận 4) từng cảm thấy "sốc vô cùng" ngay sau khi nhận việc tại Viện Đào tạo quốc tế thuộc một trường đại học chuyên ngành kinh tế ở TP.HCM cũng vì có quá nhiều nhóm chat hoạt động mỗi ngày. Chỉ riêng trong bộ phận marketing đã phát sinh cả chục thứ: nhóm toàn thể, nhóm nhân viên cùng trưởng phòng và phó phòng, nhóm nhân viên và trưởng phòng nhưng không có phó phòng, nhóm nhân viên và phó phòng nhưng không có trưởng phòng, nhóm chỉ có nhân viên… "Khi có dự án cụ thể, chẳng hạn truyền thông cho một dự án du học, các bạn lại tạo thêm những nhóm riêng. Mình làm mảng nhân sự nên phải để mắt các nhóm này" - Hiển nói.

Trước đây khi đầu quân cho một doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự quốc tế tại TP.HCM và doanh nghiệp xuất nhập khẩu ở Bến Tre, mỗi nơi Hiển chỉ "cư ngụ" trong hai nhóm chat, một nhóm lớn cho toàn phòng ban nhân sự và một nhóm nhỏ hơn chỉ dành riêng cho mảng tuyển dụng. Những gì cần trao đổi, mỗi nhân viên sẽ lên tiếng trong nhóm chung hoặc nhắn tin trực tiếp từng người, không tạo nhóm lẻ. Những nội dung cần thông báo trang trọng sẽ gửi bằng email.

"Ở đơn vị của mình bây giờ, không chỉ nhiều nhóm mà còn nhiều nền tảng. Phòng marketing dùng phần mềm Telegram, phòng kế toán dùng Viber, bộ phận hành chính lại dùng Zalo… Nhiều nhóm nên thông tin dễ bị trùng lặp, một sự vụ đôi lúc có tới hai ba người cùng nhắn hỏi cùng lúc trên nhiều nhóm, nhiều ứng dụng khác nhau" - Hiển nói.

Ảnh: WIRED

Khi hiện hình, lúc trốn biệt

Anh Nguyễn Quốc Bảo - trưởng bộ phận marketing phát triển tại Công ty FireGroup - chia sẻ bí quyết để không "chết vùi trong chat": phân loại các nhóm theo từng cấp độ - rất quan trọng, quan trọng và thông thường. Giữa các nhóm trong cùng một loại, chẳng hạn "rất quan trọng", anh tiếp tục chẻ nhỏ thành những "việc gấp" và "việc không gấp". Đầu ngày, anh sẽ kiểm tra một lượt tất cả các tin nhắn theo thứ tự kể trên. Những việc gấp trong các nhóm rất quan trọng sẽ được ưu tiên giải quyết. "Sau một thời gian, mình sẽ rút dần khỏi những nhóm "thông thường" để tránh nhiễu thông tin" - anh Bảo nói.

Nhiều người không chọn cách thoát nhóm chat, mà chuyển sang chế độ "read-only" (chỉ đọc). Anh Minh Thông (25 tuổi), hiện là nhân viên kinh doanh của một công ty xuất nhập khẩu ở quận 7, cho biết trong các nhóm chat ở công ty anh, chỉ có khoảng 3-4 thành viên "thường trực" thường lên tiếng, nêu ý kiến. Phần đông sẽ không nói gì cho tới khi được gắn thẻ (tag). Tâm lý trên vô tình dồn áp lực phải trả lời tin nhắn cho một số người đứng đầu một bộ phận hay một dự án.

Cũng vì vậy, Minh Thông kể anh có nhiều lúc stress vì bị tag tên quá nhiều. Lắm khi bị "thập diện mai phục", vừa bị sếp "gí" vừa được nhân viên nhắc tên, anh mặc kệ, tắt hết WiFi và 4G mặc cho các nhóm chat liên tục réo gọi. "Phải một lúc sau khi ổn định, mình mới mở các ứng dụng để lần lượt phản hồi. Mình nghiệm ra không thể thoát khỏi các nhóm chat ấy, bởi khi bạn đã là một phần quan trọng, các bộ phận cần tiếng nói của bạn trong nhóm để mọi việc có thể vận hành trơn tru" - anh nói.■

Giám đốc một công ty giải pháp công nghệ cho các tổ chức tại TP.HCM cho rằng nhiều doanh nghiệp đã nhận ra được sự nhập nhằng khi nhân viên sử dụng rất nhiều nhóm chat ở nhiều nơi khác nhau. Ngoài chuyện gây phân tán nguồn lực, mất tập trung, một số đơn vị, đặc biệt những doanh nghiệp lớn, còn lo ngại rủi ro rò rỉ dữ liệu từ nhân viên. Nhiều lãnh đạo khó tính cho rằng Facebook, Zalo, Viber không phải là nền tảng để làm việc mà để chơi hay giải trí. "Vì vậy gần đây nhiều công ty đã liên hệ với chúng tôi để đặt bài toán phát triển nền tảng giao tiếp để nhân viên làm việc trên đấy. Riêng với khách hàng, không thể bắt họ phải dùng đúng phần mềm như công ty đang dùng, nên nền tảng phải có chức năng cho nhân viên nhận và trả lời tất cả các tin nhắn từ Facebook, Zalo, Viber nhưng vẫn diễn ra trên giao diện phần mềm của công ty".