Với một cửa hàng quần áo có nhiều mẫu quần áo và nhiều biến thể, phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ cửa hàng tiết kiệm nhiều thời gian tính tiền và thống kê kinh doanh - Ảnh: Ngọc Minh

Phí thuê phần mềm mỗi ngày chỉ cỡ một gói xôi

Ông Lê Công Minh (48 tuổi, ngụ Q.10, TP.HCM) cho biết trước đây anh phải ngồi dán từng tem giá vào hơn 300 loại hàng hóa trong đại lý nước giải khát của mình để lúc tính tiền không phải đi dò lại giá. Cuối ngày, anh lại ngồi cộng sổ “mướt mồ hôi” mới ra được doanh thu, lãi.

Bây giờ, mỗi sản phẩm bán ra, ông Minh đều nắm rõ giá, thời điểm bán, số lượng bao nhiêu. Cuối ngày, chỉ cần một cú click chuột, toàn bộ số liệu thống kê trong ngày, trong tuần, trong tháng… đều hiện ra.

Ngoài ra, ông Minh còn nắm được hàng nào bán chạy, hàng nào bán chậm để lên kế hoạch nhập hàng.

“Để quản lý hệ thống bán sỉ và lẻ với cả ngàn loại dược phẩm, con người khó có thể thâu tóm hết mọi thông tin như giá cả, tên gọi, hạn sử dụng, thành phần, nơi sản xuất, đó là lý do mà hầu hết các kiôt ở đây đều đặt hàng một phần mềm cho phép nhập, xuất thông tin theo nội dung tìm kiếm và quản lý doanh thu. Có vậy việc buôn bán mới vận hành mượt mà, chuyên nghiệp và tiết kiệm rất nhiều thời gian, trí lực mà hạn chế tối đa thất thoát doanh thu” - chị Ngân Thanh (34 tuổi), nhân viên bán thuốc tại Trung tâm Thương mại dược phẩm và trang thiết bị y tế (Q.10), cho biết.

Được biết, phí thuê phần mềm chỉ khoảng 200.000 đồng/tháng, tức hơn 6.000 đồng/ngày, chỉ bằng giá một gói xôi.

Nhân viên bán thuốc đang tìm tên thuốc trên hệ thống máy tính của cửa hàng - Ảnh: Minh Huyền

Không nên thuê quá 3 năm

Theo bà Vũ Nguyễn Thùy Vân (phụ trách marketing của phần mềm quản lý bán hàng của KiotViet), cách đây chỉ 2-3 năm, phần mềm quản lý bán hàng dành cho cửa hàng nhỏ lẻ hầu như không có. Quầy tính tiền, máy tính, thiết bị quét mã vạch chỉ phổ biến trong trung tâm mua sắm và các siêu thị.

Theo bà Châu Thị Minh Thư (giám đốc chi nhánh miền nam, Công ty cổ phần Phần mềm 365), phần mềm QLBH là một thị trường mở đầy tiềm năng, nhắm đến đối tượng doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hiện tại, trên thị trường có trên 20 công ty bán hoặc cho thuê phần mềm quản lý bán hàng như KiotViet, Sapo, Misa, Suno, Ecount, An Việt Soft, Banhang365… Mỗi công ty này hiện có hàng ngàn đến hàng chục ngàn cửa hàng, công ty thuê phần mềm quản lý bán hàng.

Theo ông Lê Văn Duy (quản lý sản phẩm của phần mềm quản lý bán hàng của Sapo), về cơ bản, các phần mềm, thiết bị quản lý bán hàng có chức năng: nhập, xuất, tồn hàng, báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng, quý hay năm, quét mã vạch, thông báo chống trộm, đánh giá hiệu quả bán hàng của nhân viên.

Tùy theo loại hình kinh doanh, quy trình của các hệ thống được điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng, như cửa hàng tạp hóa có nhiều loại hàng hóa, cửa hàng thời trang có sản phẩm với nhiều biến thể (màu sắc, size, họa tiết, chất liệu), cửa hàng thực phẩm phải quản lý được hạn sử dụng, cửa hàng điện máy tập quản lý đến từng mã số serie, thời hạn bảo hành…

Bà Vân cho biết phần mềm có 2 loại: cài đặt cố định và dùng trên nền Internet (web-based). Hiện nay phần mềm web-based được ưa chuộng và sử dụng phổ biến hơn do có thể sử dụng trên bất cứ máy tính, máy tính bảng, điện thoại di động nào có kết nối Internet.

“Với công cụ quản lý bán hàng trên nền Internet, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng rất tốt để cập nhật gần như tức thời dữ liệu bán hàng thông qua điện thoại thông minh và máy tính bảng, giúp tăng sức mạnh và lợi thế cạnh tranh” - ông Duy nhấn mạnh.

Cũng theo bà Thư, các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên thuê các phần mềm với hợp đồng không quá 3 năm. Vì phần mềm được thuê sẽ được liên tục nâng cấp; các chế độ trước, đang và sau khi thuê phần mềm sẽ được duy trì liên tục như bảo trì, hướng dẫn sử dụng, giải đáp thắc mắc; hạn chế chi phí rủi ro. Hơn nữa, doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh ngày càng phát triển, mở rộng quy mô hoặc lĩnh vực hoạt động thì phần mềm cũng đòi hỏi phải thay đổi theo cho phù hợp.