Phóng to

Google Docs bổ sung nhiều chức năng soạn thảo văn bản trực tuyến, hỗ trợ làm việc nhóm trực tuyến cùng lúc... - Ảnh: Internet

Đã sáu năm trôi qua từ khi ra mắt năm 2006, giờ đây đã trở thành một công cụ bên trong . Có nhiều cải tiến mới hấp dẫn nhưng vẫn còn nhiều sự cố khó chịu khi làm việc trên môi trường trực tuyến của Google Docs. Các mẹo nhỏ sau sẽ giúp bạn vượt qua những sự cố đó.

Quản lý từ ngữ được lặp đi lặp lại trong văn bản

Cũng giống chức năng Auto Correct trên MS Word (MS Word Tools AutoCorrect Options), Google Document hỗ trợ người dùng chức năng quản lý những từ ngữ thường xuyên được sử dụng bằng cách thay thế một cụm từ phức tạp (thường xuyên được sử dụng) bằng cụm từ viết tắt gọn hơn.

Để thực hiện việc này, chỉ cần mở Google Documents Tools Preferences, trên cửa sổ mới xuất hiện, gõ cụm từ viết tắt bên ô Replace và cụm từ cần thay thế ở ô With như hình bên dưới:

Chức năng này sẽ bị vô hiệu hóa nếu bạn bỏ check trong ô Automatic substitution.

Cách xem tập tin văn bản với dạng mở rộng .txt

Phóng to

Các dạng tập tin với phần mở rộng khác .txt (văn bản thuần) sẽ không được hiển thị trên Google Docs

Google Document không hỗ trợ hiển thị các dạng tập tin văn bản có mở rộng là một dạng script như .csh, .pl, .bs.... Do vậy trước khi tải lên một tập tin văn bản thuần, bạn cần đổi phần định dạng mở rộng của tập tin đó sang *.txt (bằng cách chọn tập tin, nhấn chuột phải, chọn Rename hoặc nhấn phím F2 trên máy tính để bắt đầu đổi phần mở rộng của tập tin).

Kiểm tra lỗi chính tả của văn bản

Không giống như những phần mềm chỉnh sửa văn bản khác, Google Docs chưa hỗ trợ việc tự động kiểm tra chính tả của một từ trên văn bản (trong MS Word sẽ hiện dấu chấm gạch đỏ ở bên dưới những chữ viết sai chính tả và người dùng chỉ cần rê chuột đến vị trí sai chính tả đó, nhấn chuột phải và chọn từ thay thế đúng). Thay vào đó, tổ hợp phím tắt “Ctrl ;” và “Ctrl [“ sẽ lần lượt tìm kiếm lỗi.

Với “Ctrl ;” sẽ tìm từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản, còn "Ctrl [“ sẽ tiến hành tìm từ vị trí con trỏ về đầu văn bản.

Tiết kiệm không gian soạn thảo trên trình duyệt

Cụm phím tắt Ctrl + Shift + F sẽ giúp không gian soạn thảo trở nên gọn gàng hơn bằng cách ẩn đi các thanh menu không cần thiết. Nhấn Ctrl + Shift + F một lần nữa để trở về cách bố trí menu mặc định của Google Docs.

Để tiết kiệm thêm không gian soạn thảo, bạn nhấn phím F11 trên máy tính để tắt bớt các thanh menu của trình duyệt (Nhấn F11 một lần nữa để trở về trạng thái mặc định).

Phóng to

Không gian soạn thảo mặc đinh (Trái) và sau khi ẩn các thanh menu không cần thiết (phải)

Tắt các thông báo

Google Docs có hỗ trợ góp ý (comments) trực tuyến cho tài liệu đã được chia sẻ (share). Góp ý sẽ được thông báo trực tiếp về email của bạn. Tuy nhiên, nếu không muốn nhận nhiều email thông báo khi tài liệu của mình có góp ý (comments), chỉ cần chọn nút Comments (ở góc trên, bên phải màn hình), chọn Notifications Setting, chọn dòng chữ “Don’t send me any email notifications for this doc (not recommended).

Hoặc nếu chọn chế độ thông báo về email, bạn cũng có thể chọn vào một trong bốn tùy chọn bên dưới.

Phóng to

Mở tài liệu Google Docs trong cùng một cửa sổ hoặc cùng một Tab

Với những tài liệu được lưu trữ trên Google Docs, khi mở từng tài liệu, Google Docs sẽ mặc định mở những tài liệu đó trên những cửa sổ khác nhau hoặc trên những thẻ (tab) khác nhau. Bạn cũng có thể thay đổi các thiết lập mặc định để thao tác thoải mái với các tài liệu hơn.

Trong mục Setting Where items open, chọn In the current window (mở trong cửa sổ hiện tại) hoặc In a new window (mở trong cửa sổ mới) để thuận tiện cho mục đích của người sử dụng.

Phóng to

Truy tìm ai đã thay đổi nội dung tài liệu của bạn

Với những tài liệu được chia sẻ, nếu muốn kiểm tra xem tài liệu này có bị thay đổi hay không, thay đổi gì và người nào thay đổi, bạn chỉ cần vào menu File See revision history.

Phóng to

Với Revision history, bạn sẽ dễ dàng kiểm tra khi nội dung tài liệu bị thay đổi gồm nội dung, ngày, giờ và cả tài khoản người thay đổi. Kèm theo đó, có thể khôi phục nội dung đã bị thay đổi đó bằng cách click chọn Restore this revision.

Các vấn đề khi chèn ảnh có kích thước lớn

Khi làm việc trên Google Docs, bạn có thể chèn bất kỳ hình ảnh nào vào tài liệu bằng cách kéo và thả hình ảnh cần chèn từ máy tính lên tài liệu đang xử lý. Tuy nhiên, các bức ảnh có kích thước lớn hơn 2.000 x 2.000 pixel không thể chèn vào tài liệu được. Do vậy trước khi chèn những tấm ảnh quá lớn, bạn nên thu nhỏ bằng những phần mềm có sẵn trên máy tính.

Chia sẻ tập tin qua dịch vụ "đám mây"

Rất mất thời gian khi cần chia sẻ tập tin giữa Google Docs và các dịch vụ đám mây khác như Sugar Sync, Dropbox, Box, Skype Drives vì phải lần lượt tải tập tin về máy tính, sau đó tải lên lại các dịch vụ đám mây mà chúng ta đang sử dụng. Tuy nhiên, sự rườm rà này có thể được khắc phục thông qua việc sử dụng một dịch vụ đám mây khác là Otixo.

Otixo là một dịch vụ chia sẻ tập tin trực tuyến, cho phép bạn quản lý việc chia sẻ các tập tin giữa các dịch vụ đám mây trực tiếp với nhau mà không cần “rườm rà” như đề cập ở trên. Nói nôm na, Otixo là “người vận chuyển trung gian” giữa Google Docs và Box, Skype Drives, Picase, Me…

Otixo cho phép đăng ký miễn phí, miễn phí 250MB mỗi tháng (hoặc phải đóng 10 USD cho dung lượng không giới hạn). Truy cập otixo.com để đăng ký tài khoản.

Phóng to

Với Otixo, sau khi đăng nhập, bạn chỉ cần click chọn loại dịch vụ lưu trữ trực tuyến đang sử dụng để tiến hành chia sẻ. Việc chia sẻ giữa Google Docs và các dịch vụ khác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết

Làm việc trong điều kiện không có kết nối Internet

Hạn chế lớn nhất của Google Docs đang được Google quan tâm là làm việc trong điều kiện không có kết nối mạng Internet (offline). Bước đầu, Google đã cải thiện bằng cách cho phép người dùng có thể đọc offline hai dạng tài liệu (không thể chỉnh sửa) gồm Text Document (Văn bản thuần) và Spreadsheets (Bảng tính). Chức năng này đang được hỗ trợ với trình duyệt Chrome.

Phóng to

Để thiết lập, các bạn làm theo các bước sau:

Trên trình duyệt Chrome, mở Google Docs, chọn Setting Set up Docs Offine Beta sau đó tiến hành cài đặt theo hướng dẫn (Allow Offline docs - Install from Chrome web store)

Sau khi cài đặt xong, bạn có thể sử dụng chức năng Google Docs Offline bình thường, bằng cách truy cập trang web docs.google.com.