Phóng to

Phong cách của giao diện Metro trên Window 8 thể hiện ngay trên logo của bộ công cụ văn phòng vừa mới phát hành này.

Điều đầu tiên cần nhắc đến là Microsoff Office 2013 (MSO 2013) chỉ tương thích với Window 7 và Window 8 vừa ra đời. Các máy chạy hệ điều hành cũ Window XP hay Window Vista không thể sử dụng bộ phần mềm này.

Microsoft Word là chương trình xử lý văn bản thông dụng, được sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Giống như bảng tính Excel, Word đã trở thành một chương trình nền tảng phải có trên một máy tính.

Bên cạnh sự cách tân về giao diện, mang hơi hướm của giao diện Metro trên Window 8, MS Word 2013 có một số điểm mới thật sự nổi bật, như việc nhúng các đối tượng vào văn bản Word 2013 (kể cả video, thậm chí cả hình ảnh trực tiếp từ các tài khoản Facebook hoặc Flicrk). Dưới đây là những đặc điểm nổi trội của Word trong gói Office mới nhất:

Word 2013 mang tấm áo choàng mới

Phóng to

Đưa hình ảnh trực tiếp vào tài liệu của bạn từ Flickr hoặc SkyDrive

Phủ trên người một lớp áo mới, Word 2013 cũng đã bố trí các đối tượng một cách khoa học, hợp lý và tương tác với người dùng một cách dễ dàng hơn.

Việc chèn một tấm ảnh sẽ trở nên dễ dàng hơn với cách thức canh chỉnh (align) mới bất cứ lúc nào bạn kéo tấm ảnh. Chương trình sẽ hiện ra thông báo cụ thể để người dùng có thể sắp đặt.

Phóng to

Mọi thứ đều dễ dàng, trực quan, sinh động khi xử lý trên Word 2013

Một điểm mới nữa trên Word 2013 là bất kể khi nào người dùng click chuột phải hoặc bôi đen chọn từ/cụm từ trên văn bản, chương trình sẽ xuất hiện một bảng menu nhỏ với đầy đủ các chức năng “trang trí” để người dùng có thể định dạng (tô màu, in đậm, in nghiêng, canh lề, phông chữ…) dường như ngay tức thì mà không cần phải tìm kiếm menu này như trên Word 2003/2010.

Phóng to

Với cách hiển thị một “menu ngữ cảnh tức thì”, người dùng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian khi xử lý văn bản Word

Các mẫu văn bản (templates) trên Word 2013 được cập nhật phong phú và đẹp mắt. Các mẫu văn bản này có sẵn trên đám mây và kể cả trên máy tính của bạn khi Office 2013 được cài đặt

Đám mây điện toán và chia sẻ tài liệu

Mang đặc trưng của bộ Office 2013, Word 2013 cũng được trang bị chức năng “điện toán đám mây”, cho phép người dùng có thể xử lý văn bản trực tiếp ngay trên các dịch vụ lưu trữ đám mây khác nhau như SkyDrive, hay các dịch vụ của chính Microsoft. Đây là một phần quan trọng của bộ Office mới nhất này.

Với cách kết nối "đám mây", người dùng sẽ không cần lo lắng khi vẫn có thể xử lý công việc ở văn phòng ngay tại nhà của mình, chỉ với cách truy cập vào dịch vụ đám mây đang sử dụng. Do đó, có thể nói SkyDrive và Word SharePoint là những đặc tính mới và cơ bản của Word 2013. SkyDrive và SharePoint sẽ là tùy chọn mặc định khi người dùng chọn lưu tài liệu, trước khi tài liệu được lưu trên ổ cứng máy tính.

Phóng to

Với đám mây điện toán, Word 2013 biết chính xác bạn là ai và bạn đang làm gì với tài liệu của bạn, dù ở bất cứ nơi đâu

Thậm chí mạng xã hội cũng sẽ là nơi người dùng có thể nhanh chóng chia sẻ tài liệu chỉ với việc click chọn “Share” và chọn mạng xã hội cần chia sẻ như Facebook hoặc Twitter.

Phóng to

Với đặc tính “Share - Chia sẻ”, CV của bạn cũng có thể nhanh chóng được gửi trực tiếp lên mạng xã hội thiên về tuyển dụng như LinkedIn

Chức năng “đồng tác giả”

Một tính năng gần giống như trên Google Document. “Đồng tác giả”, nghĩa là một tài liệu nếu được chia sẻ và có sự đồng ý thì bạn và một số người khác có thể cùng lúc mở tài liệu này và sửa chữa trên đó. Khi có nhiều người cùng sử dụng chung một tài liệu, Word 2013 sẽ hiển thị thông báo về tên “đồng tác giả” và số lượng “đồng tác giả” ở phía góc dưới - bên trái tài liệu. Dựa trên thông báo này, người dùng có thể cùng nhau trò chuyện (chat), video call hoặc gửi email cho nhau.

Bạn sẽ lo lắng nếu có nhiều người cùng sử dụng tài liệu thì văn bản của bạn sẽ bị chồng chéo? Word 2013 sẽ theo dõi quá trình xử lý tập tin văn bản của mỗi người, tự ghi chú lại những điểm đã/đang được thay đổi, cặp dấu () sẽ hiển thị quanh đoạn văn bản đang được thay đổi.

Sau khi có được những thông tin thay đổi của văn bản, Word sẽ gửi những thông tin này đến các đồng tác giả và sử dụng chúng để ghép những thay đổi lại với nhau trên một văn bản khác đã được sao lưu mới. Một bản cập nhật khi có người lưu lại sẽ được thông báo đến với các người khác để tiện xử lý.

Phóng to

Văn bản, nếu có thay đổi từ các đồng tác giả, sẽ được đánh dấu lại như trên hình

Phóng to

Đoạn văn bản thay đổi sẽ được đánh dấu gạch dưới, tô màu đỏ,. Người khác chỉ cần rê chuột vào vùng thay đổi để biết thông tin về người đã thay đổi, nội dung thay đổi (thêm mới, sửa hay xóa), ngày giờ thay đổi cũng được lưu lại.

Làm việc với cả tập tin PDF

Đây là tính năng mới được phát triển và tích hợp trên Word 2013. Theo cách cổ điển sử dụng trên Word 2010, người dùng khi cần lấy thông tin từ tập tin PDF phải trải qua các bước: chọn/Copy/Paste, rồi sau đó lại sửa chữa định dạng cho phù hợp trên Word. Từ nay, Word 2013 cho phép người dùng có thể nhúng nguyên tập tin PDF vào văn bản. Tất cả nội dung trên tập tin PDF sẽ đều được chuyển đổi sang Word 2013, kể cả hình ảnh. Word 2013 sẽ tự động định dạng cho người dùng. Người dùng sau đó có thể lưu lại dưới định dạng PDF hoặc DOCX.

Phóng to

Tích hợp PDF là tính năng hay và thật sự mới mẻ trên Word 2013

Chức năng Reader hỗ trợ máy tính bảng

Thay đổi nổi bật và cuối cùng của Word 2013 là Word 2013 sẽ “hô biến” và trở thành một bộ đọc tài liệu (Reader) trên máy tính bảng. Chức năng này giúp người dùng thoải mái đọc tài liệu dưới định dạng “chỉ đọc”, mà không sợ tài liệu bị vô ý thay đổi. Để lật trang, người dùng chỉ cần lướt tay từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái.

Sự thay đổi này cũng cho thấy MS Office thật sự đang tranh đấu cật lực với các phần mềm cùng chức năng trên thế giới máy tính bảng khá nhộn nhịp ngày nay.

Phóng to

Exel 2013 thật sự là một viên thuốc Panadol giảm cơn đau đầu khi bạn phân tích bảng số liệu trên Excel 2013

Trong quá trình phát triển, Excel ngày một tập trung vào việc phân tích và “chế biến” dữ liệu, từ đơn giản đến phức tạp, từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Sự thay đổi, nâng cấp lần này của Excel 2013 cũng không là ngoại lệ. Tất cả tập trung vào việc phân tích dữ liệu thô thành một cái gì đó để phân tích nhanh hơn, dễ dàng hơn (thông qua việc tăng tốc độ xử lý các biểu đồ, cập nhật tính năng tự điền số liệu). Tất nhiên, nó vẫn có dáng dấp của giao diện Metro của Window 8.

Phóng to

Là một phần không thể tách rời trong bộ Office 2013, tính năng điện toán đám mây cũng được tích hợp trên Excel 2013. Bên cạnh việc lưu trữ, khi tạo mới 1 tập tin Excel, bạn cũng có thể tự chọn cho mình một loại template riêng phù hợp với nhu cầu. Tất cả các template được lưu trữ cả trên cloud và trên máy tính.

Phóng to

Toàn bộ giao diện mới mẻ của một bảng tính. Vẫn là Metro, kiểu menu ngữ cảnh được thay đổi cho dễ sử dụng hơn so với Excel 2010. Còn nữa, nếu không thích, người dùng có thể ẩn đi những loại menu không thường xuyên sử dụng

Giao thức “ma” – Flash Fill

Bằng cách phát hiện các mẫu (Pattern) xuất hiện trong chuỗi của cột B, Excel sẽ tự động phát hiện và kiểm tra chuỗi tương ứng bạn đã nhập ở ô D3 (John), D4 (Jenny) để cho ra kết quả tự động, là tên của các nhân vật xuất hiện ở cuối chuỗi dữ liệu ở cột B. Để làm được điều này, dữ liệu của bạn phải được cách nhau bởi các dấu (tokens) như (; - : , _).

Phóng to

Tính năng phân tích nhanh – Conclusion Jumping

Một bổ sung mới trong Excel 2013 là một tính năng nhạy cảm ngữ cảnh được gọi là "phân tích nhanh". Khi bạn chọn một loạt dữ liệu trong một bảng tính, tính năng này cho phép bạn chọn từ một tập hợp dữ liệu để có thể đưa ra những tầm (range) dữ liệu khác nhau.

Phóng to

Khi tầm dữ liệu được chọn, Excel 2013 sẽ cho xuất hiện một bảng phân tích đơn giản, bạn sẽ nhanh chóng có cho mình một sự lựa chọn về việc tạo bảng, biểu đồ, tính toán…

Như đã đề cập ở trên, bạn có thể chọn cách để định dạng cho vùng dữ liệu. Khi chọn Formatting, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, kích cỡ. Đặc biệt, hãy để ý những thanh xanh nho nhỏ trong cột C, những thanh này giống như một kiểu biểu đồ, cho biết độ lớn của các con số trong cột C bạn đã chọn. Nhanh chóng phải không?

Phóng to

Các kiểu format khác:

• Giống như trên các phiên bản trước, trong thanh menu/ Auto Formating thì Excel 2013 ngay lập tức có thể cho bạn định dạng một ô nào đó (tô màu, định dạng chữ) khi so sánh giá trị của nó với 1 giá trị khác.
• Khi chọn Total, bạn có thể nhanh chóng tính được giá trị tổng, giá trị trung bình, phần trăm của một cột dữ liệu mà không cần phải nhập công thức.
• Để tạo bảng Pivot, chọn Tables, sau đó chọn kiểu bảng cần thiết để phân tích.
• Đặc biệt, trong CHARTS, Excel 2013 sẽ tự động đề nghị một kiểu biểu đồ tương ứng với dữ liệu được chọn.

Phóng to

Sau khi chọn được loại biểu đồ cần thiết, tiếp tục với việc đi sâu vào vẽ biểu đồ. Biểu đồ sẽ thay đổi ngay tức thời khi chuỗi dữ liệu được thay đổi hoặc dữ liệu được thêm mới

Excel không có tính năng “đồng tác giả”

Không như Google Docs, Excel 2013 vẫn chưa có chức năng “đồng tác giả” như đã đề cập ở Word 2013. Điều cần thiết sắp tới là Microsoft phải bổ sung chức năng này, nếu như vẫn còn muốn chạy đua với Google Docs.

Để “chữa cháy” trong thời điểm này, Excel 2013 chỉ cho phép chia sẻ tập tin này qua Cloud (SkyDrive,SharePoint…) dưới dạng Chỉ đọc (Read-Only). Người khác chỉ cần vào và sao chép tập tin này về rồi chỉnh sửa.

Còn rất nhiều tính năng mới của Excel đang chờ người dùng khám phá.

Cảm giác dễ chịu với PowerPoint 2013

Dù thích hay không, bàn nhiều hay ít, thì Power Point vẫn là "vũ khí lợi hại nhất" hiện nay để mọi người trình diễn. Power Point không tập trung bổ sung các chức năng mới, mà tập trung vào việc biến Power Point thành một thế giới trình diễn thực, dựa trên những nền tảng đã có sẵn ở các phiên bản trước, nghĩa là thay đổi cảm giác cảm nhận của người dùng khi xem trình diễn. Cũng nhắc lại, giao diện Metro cũng theo chân PowerPoint 2013.

Phóng to

Cảm giác dễ chịu với PowerPoint 2013

Do nắm bắt được nhu cầu của người dùng khi dùng PowerPoint chủ yếu để vẽ hình, các dạng sơ đồ khối, các dạng biểu đồ, nên PowerPoint đã tăng cường thêm công cụ tạo hình dạng và khả năng chỉnh sửa hình dạng đó.

Để có cảm giác tốt hơn khi xem trình diễn, PowerPoint đã tích hợp công cụ chọn màu tự động. Chức năng mới mẻ này giúp người dùng phối màu dễ dàng và tốt hơn trong tập tin trình diễn của mình. Ngoài ra, PowerPoint 2013 cũng tăng cường rất nhiều định dạng mẫu (templates) để người dùng có nhiều lựa chọn hơn.

Các định dạng video nhúng trong PowerPoint 2013 cũng phong phú hơn. Đặc biệt, một đoạn nhạc có thể dùng để phát trong toàn bộ slide.

Cuối cùng, để kết thúc về PowerPoint là chức năng Những gì sẽ được trình diễn tiếp theo.

Phóng to

Phần tiếp theo của Slide sẽ hiện ra để người trình bày chủ động hơn. Thật tuyệt vời!