Phóng to

Hai ứng dụng văn phòng kỳ phùng địch thủ

Nếu người dùng quan tâm đến tính miễn phí sử dụng của sản phẩm thì Google Docs/Apps là một sự thay thế đáng giá cho Office 2010, nhưng với doanh nghiệp thì không. Người dùng sẽ quyết định chọn ứng dụng nào là phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của riêng mình, ngân sách vốn có cũng như các loại nội dung mà bạn muốn tạo ra và chia sẻ với đồng nghiệp.

Nếu như một doanh nghiệp cần quan tâm đến giá trị các tài liệu, email, bảng tính thì Google Docs có thể sẽ là một lựa chọn sáng giá. Google Docs cũng là một môi trường làm việc lý tưởng đối với các doanh nghiệp nhỏ và những doanh nghiệp nguồn vốn eo hẹp trong việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng, giấy phép bản quyền sử dụng phần mềm cũng như nhân viên IT để quản lý chúng.

Nếu số lượng nhân viên của một công ty dưới 20 người thì Google là một giải pháp hấp dẫn, các doanh nghiệp có thể hướng đến Google Apps (bao gồm Google Docs) với chi phí quản lý là 50 USD cho mỗi nhân viên trong một năm, trong khi đó chi phí cho một phiên bản Office 2010 Professional lên đến 499 USD (chỉ được phép cài đặt cho 2 PC). Chi phí trả trước để sở hữu Office 2010 có thể là một trở ngại lớn của các công ty, mặc dù nó có những phiên bản rẻ hơn như Home and Business Edition có giá bán 279USD nhưng lại thiếu 2 ứng dụng quan trọng đó là Access và Publisher.

Tuy nhiên, việc lựa chọn Office 2010 sẽ là rõ ràng nếu như bạn chú ý đến 6 lý do chính dưới đây mà Office 2010 có thể mang lại:

- Tăng cường khả năng làm việc: Sẽ là rất sai lầm khi cho rằng tất cả các doanh nghiệp nhỏ chỉ có những nhu cầu làm việc nhỏ. Kế toán, các hoạt động bảo lãnh bảo hiểm hay xử lý các dữ liệu khác đòi hỏi những tính năng như biểu đồ là những lợi thế mà Excel 2010 mang lại hướng đến việc xử lý các hoạt động tài chính. Excel 2010 còn có phiên bản 64-bit cho phép các doanh nghiệp có thể tạo ra các bảng tính có dung lượng lớn hơn 2GB (mức giới hạn ở phiên bản Office 2007 32-bit) và dĩ nhiên hiệu quả hoạt động của nó sẽ là cao hơn nhiều. Giới hạn mà bạn gặp phải khi sử dụng Google Docs chính là 256 cột, 200.000 hàng và 100 sheet tùy theo yếu tố nào đến trước.

- Mặc dù Google Docs được trang bị các tính năng như chứng nhận SAS 70 Type II (tiêu chuẩn kiểm toán A CPA) nhưng nó không phải là một lựa chọn phù hợp với tiêu chuẩn HIPAA, PCI hay bất kỳ một tiêu chuẩn nào khác.

- Tận dụng sức mạnh đồ họa: Nếu nội dung làm việc của bạn là các bài thuyết trình đồ họa nặng nề thì Office 2010 sẽ chứng minh sức hấp dẫn của nó với khả năng tận dụng sức mạnh đồ họa lớn hơn nhiều so với Google Docs. Ngoài ra, việc chỉnh sửa tài liệu của hình ảnh và video có trong Word và PowerPoint 2010 cũng là một trong những điểm nổi bật về khả năng tận dụng sức mạnh đồ họa.

Một trong những tính năng mới của PowerPoint 2010 đó là Broadcast Slideshow cho phép người dùng có thể trình chiếu cho người xem từ xa thông qua trình duyệt web. Trong khi đó, mặc dù Google Presentations có khả năng cải thiện về việc hiển thị các file ảnh, biểu đồ nhưng các tính năng vẫn còn yếu hơn so với PowerPoint.

- Các nhu cầu về ứng dụng cơ sở dữ liệu thì Access 2010 là công cụ mạnh mẽ được tích hợp môi trường lập trình VBA tuyệt vời. Tuy nhiên, để sử dụng Access 2010 bạn phải bỏ ra 499 USD để mua phiên bản Office Professional.

- Thân thiện: Office vẫn là một bộ phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất, đạt hiệu suất hoạt động cao và chắc chắn sẽ là công cụ thân thuộc với các doanh nghiệp hơn so với Google Docs. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp không mất chi phí đào tạo sử dụng cho các nhân viên.

- Khả năng kiểm soát: Google cung cấp một môi trường hợp tác nhưng khá hạn chế, thậm chí quản trị viên không có thể kiểm soát nó. Ngược lại, Office 2010 và SharePoint 2010 cho phép các quản trị viên kiểm soát các môi trường hợp tác, báo cáo về các thay đổi và hoạt động trong một tổ chức doanh nghiệp.

Nhìn chung, ưu thế nghiêng về Office 2010 khi cần lựa chọn một bộ ứng dụng văn phòng cho doanh nghiệp. Google Apss tuy miễn phí nhưng chỉ đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng thông thường của người dùng phổ thông.