Đầu tiên là nhập liệu kỹ lưỡng!

 

Có thể lấy một công đoạn chủ yếu trong chuỗi quá trình cung ứng - sản xuất để mô tả tiến trình phát triển của khái niệm to tát chuyển đổi số trong doanh nghiệp: quá trình đặt hàng.

Từ Excel đến mã QR

20 năm trước, đơn hàng sẽ được gửi và nhận qua fax. Nhà cung cấp định kỳ hằng tháng sẽ nhận được n tờ fax đơn hàng. Khách hàng cẩn thận sẽ đánh số từng tờ, thiếu tờ nào, phụ trách bán hàng sẽ nhấc điện thoại, alo báo tờ còn thiếu, sau đấy sẽ ký nhận đơn hàng và fax trở lại để hai bên có bằng chứng lưu.

Sau đấy 4-5 năm, bước tiến đáng kể là đơn hàng sẽ được gửi qua email bằng file Excel, tức người nhận sẽ có sẵn data số, không cần thêm công đoạn nhập tay số từ giấy fax vào file quản lý của mình. Ở trình độ này xuất hiện những quái kiệt Excel - những người có khả năng xử lý các file Excel thủ công tương đương một phần mềm quản lý xuất nhập tồn trung bình thời đó, chỉ bằng các hàm có sẵn trong Excel. Công nghệ mới và cuộc số hóa ồ ạt khiến kỹ năng này hiện tại gần như đã tuyệt chủng.

Khi tiến lên áp dụng các hệ thống phần mềm quản lý sản xuất (MRP, ERP, SAP... ), việc gửi email đơn hàng được thay thế bằng đường link vào kho dữ liệu của khách hàng. Thay vì nhận email, việc nhận đơn hàng hằng tháng sẽ chỉ là nhấp vào đường link khách hàng gửi và tự tải về thông tin đơn hàng.

Cảnh cãi nhau email chưa gửi, email không nhận được, file đính kèm không đủ... chấm dứt. Với tem nhãn mã vạch và hệ thống quét QR hiện nay, khi nhận hàng, thủ kho cũng không cần đếm kiểm từng thùng nữa, mà máy quét sẽ quét mã in trên nhãn từng thùng hàng chạy qua băng chuyền cửa kho và tự động nhập số liệu linh kiện nhận vào.

Bằng mã vạch hay mã QR, ngay khi hàng đến, hệ thống dữ liệu sẽ cập nhật và đối chiếu được ngay tức khắc việc giao hàng có đúng và đủ không. Việc đó, cách đấy 15 năm, ít nhất cần 3-5 ngày để hệ thống quản lý xuất nhập tồn kho kiểu cũ đồng bộ và cho ra báo cáo, còn nếu cách đây 20 năm, thường chỉ được cập nhật theo tuần, hoặc theo tháng bằng một báo cáo Excel có thể sửa đổi bằng tay.

Hệ thống thời gian thực

Một khái niệm quan trọng của quá trình chuyển đổi số trong nhà máy là hệ thống thời gian thực, hiểu đơn giản là số liệu có sẵn trong hệ thống phản ảnh đúng thực tế hiện tại đến mức nào. Đó là số liệu của ngày hôm qua, sáng nay, hay cách đây 1 giờ đồng hồ?

Ví dụ thị trường đang cần gấp tivi mẫu 55 inch, trong khi nhà máy đã hết tồn kho thành phẩm và đang chạy model 42 inch, giám đốc kinh doanh yêu cầu 2 ngày nữa phải có ít nhất 1.000 chiếc 55 inch. Năng lực của nhà máy tốt đến đâu có thể đo lường bằng thời gian để dây chuyền chuyển đổi sang model 55 inch theo yêu cầu thị trường, bắt đầu từ việc kiểm tra tồn kho linh kiện có đủ để chạy cho 1.000 sản phẩm 55 inch không.

Dữ liệu tồn kho phản ảnh chính xác tồn kho thực tế của ngày hôm đấy, hay của ngày hôm qua, hay thậm chí của tuần trước do kho chưa cập nhật xuất-nhập-tồn? Nếu báo cáo tồn kho in ra là số liệu hôm qua thì nghĩa là dây chuyển phải dừng một ngày. Nếu là số liệu sáng hôm nay thì có thể điều chỉnh sản xuất lập tức. Báo cáo của thời số hóa còn có thể chỉ ra loại linh kiện nào thiếu, đề xuất để bộ phận mua hàng yêu cầu nhà cung cấp thay đổi kế hoạch giao hàng, và thậm chí dự báo nhà cung cấp cần bao lâu để đáp ứng sự thay đổi đó.

Thời gian cho tất cả những chuyện này trước đây có thể là từ ba ngày đến một tuần. Hiện thì yêu cầu “Just In Time” (tức tồn kho tối thiểu và giao hàng ngay lập tức) chỉ là một ngày, hoặc một buổi. Để rút ngắn được từ một tuần xuống một buổi như thế, chuỗi cung ứng ở Việt Nam đã cần ít nhất 20 năm, tính từ năm 1998 đến nay.

Vấn đề không chỉ là năng lực chuyển đổi của dây chuyền sản xuất, hay tính kịp thời và đồng bộ của hệ thống quản lý thông tin trong nhà máy, mà còn là đồng bộ đến cả khách hàng và nhà cung cấp. Ví dụ với những hãng lắp ráp lớn kiểu Samsung, Schneider, hệ thống quản lý của họ có thể nắm được tồn kho hiện tại của nhà cung cấp - vì nhà cung cấp đang sử dụng chung một nền tảng dữ liệu số hóa với họ.

Mặt trái của việc không số hóa quản lý sản xuất là nếu bạn không có một hệ thống thông tin đủ mạnh và theo kịp trình độ của khách hàng, để có đơn hàng, bạn phải phụ thuộc vào hệ thống của họ. Đây đang là vấn đề với nhiều hãng gia công phụ trợ ở Việt Nam, vốn đóng vai trò xương sống của nền sản xuất trong nước.

Dây chuyền, máy móc đã hiện đại, trình độ tự động hóa đã cao, nhưng năng lực quản lý dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thời gian thực không được đầu tư đúng mức, khiến dữ liệu không đủ tin cậy để làm cơ sở cho các quyết định quản trị. Điều này gây ra sự phát triển bất tương xứng trong số hóa nhà máy ở Việt Nam. Điều trớ trêu là bài học thất bại của nhiều đơn vị triển khai hệ thống quản trị thông tin ở Việt Nam đơn giản chỉ do không chấp nhận bỏ thời gian, chi phí nghiêm túc cho công tác... nhập liệu, sao cho chính xác, đầy đủ từ đầu, bởi công sửa chữa bao giờ cũng gấp nhiều lần công sức nhập liệu chính xác.

Câu chuyện về chuyển đổi số trong công nghiệp, với nhiều thuật ngữ đao to búa lớn như tiêu chuẩn ISA 95, các tầng quản lý thông tin MES, ERP... thoạt nghe phức tạp và khó hiểu, song về căn bản vẫn là việc làm sao để quy trình cung ứng tạo ra sản phẩm được ghi nhận chính xác và lập tức, khác với cách làm cũ. Với công nghệ hiện đại, chỉ cần dữ liệu thô đó chuẩn, mọi thứ còn lại, đã có tri thức của hệ thống thông tin hơn nửa thế kỷ hỗ trợ.

Vậy doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam có nhu cầu cải tiến và chuyển đổi số không? Tất nhiên là có, họ thậm chí không cần đến sự hô hào kêu gọi của chính phủ. Bản thân thực tế nhà máy và yêu cầu từ khách hàng là động lực mạnh nhất. Chỉ cần giám đốc đi trình bày báo giá một dự án cho khách hàng tầm cỡ toàn cầu cùng vị trưởng phòng kinh doanh và công nghệ thông tin là sẽ biết tại sao phải chuyển đổi số.

Nhưng tỉ lệ áp dụng triển khai những nền tảng cơ bản như Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP, Enterprise Resource Planning) thành công ngay lần đầu tiên vẫn không hơn 20%, nghĩa là phải mất tiền rất nhiều lần cho một việc. Lý do vẫn nằm ở nhu cầu và quyết tâm thay đổi của toàn bộ hệ thống.

Các chiến lược số hóa, cách mạng 4.0, chuyển đổi số... cho doanh nghiệp sản xuất không thể biến không thành có, chỉ nói mà thành được, nhất là khi trước đó, doanh nghiệp chưa tự xây dựng và xác định được mình đang ở giai đoạn nào, lớp nào trong mô hình quản trị thông tin đã được đúc kết và chuẩn hóa ở quy mô quốc tế. Hay diễn giải cho đơn giản: Bao giờ có thể có một báo cáo tồn kho chính xác ngay thời điểm in ra?■