Dành cả thanh xuân cho những điều vụn vặt nơi công sở

 

Cách đây mấy năm ở ta rộ lên lối nói thậm xưng “dành cả thanh xuân” để làm việc gì đó, chẳng hạn để đi tìm mã khuyến mãi mua hàng online hay chơi Candy Crush. Giới khoa học từ lâu cũng thích các thống kê kiểu trong cả cuộc đời, con người dành 1/3 thời gian để ngủ (chắc cũng tương đương cả thanh xuân thật), gần 10 năm để nhìn vào điện thoại, hay 4 tháng để quyết định trưa nay ăn gì.

Theo tạp chí The Economist, các học giả thuộc Tổ chức Maryland and Delaware Enterprise University Partnership (MADEUP) đã thử áp dụng cách tính toán này cho các công việc rất mất thời gian thường gặp ở chốn văn phòng, chẳng hạn xóa email, đăng nhập tài khoản hay gõ lại văn bản quên lưu.

Cụ thể, theo khảo sát 5.000 nhân viên văn phòng ở Anh và Mỹ, mỗi người sẽ mất trung bình 20 phút/ngày để sửa lỗi đánh máy của chính mình. Tính du di thì cứ một năm trôi qua mất 4 ngày để sửa từ thnaks thành thanks, teh thành the, yuo thành you, và remeber thành remember - đây là những từ hay viết sai nhất, theo nhóm khảo sát. Giả thử đời công sở kéo dài 40 năm, thì ta mất hơn 5 tháng chỉ cho mỗi việc này.

Thời gian mang thai của dê là khoảng 145 ngày, đúng bằng khoảng thời gian trung bình một người lao động dành để đăng nhập vào mọi tài khoản liên quan trong suốt cuộc đời làm việc của mình. Tất nhiên bảo mật là quan trọng, nhưng dân văn phòng phải lãng phí hàng tháng trời chỉ để nhớ mật khẩu, gõ sai rồi phải gõ lại, rồi lâu lâu phải đổi mật khẩu. Thời gian đợi cái gì đó (thang máy chẳng hạn) hay nhìn vô hồn vào màn hình cũng ngốn đâu đó 145 ngày/đời làm việc.

Nhóm nghiên cứu còn xét đến những hoạt động rất quen thuộc, đầy phiền toái và không ai nghĩ nó lãng phí thời giờ đến vậy: đóng các cửa sổ trợ giúp, gợi ý trên các phần mềm, trang web; tắt thông báo yêu cầu cập nhật hệ điều hành; tắt quảng cáo, video tự chạy trên web... Thời gian bỏ ra để làm những việc này đủ để học đan len hay làm một chuyến đi đâu đó.

Một loạt các hoạt động “dọn dẹp” cũng lấy mất 4 tháng trong đời công sở: xóa email - 6 tuần; lướt qua các tin nhắn không phải nói tới mình trong các nhóm chat chung và tắt các thông báo gợi ý bài viết trên điện thoại mà ta không bao giờ ngó tới - vài ngày. Ta còn mất một khoảng thời gian khổng lồ khác để format (định dạng) các văn bản ở chỗ làm, chẳng hạn căn lề trên Word, viết cho đúng công thức Excel. Tổng thời gian một người dành để chỉnh kích thước font chữ trong cả đời làm việc đúng bằng thời gian Shakespeare viết xong Vua Lear (khoảng 1 năm).

Và còn bao nhiêu ác mộng khác của đời công sở: làm lại từ đầu vì quên bấm save hay vì lý do đau khổ nào đó mà không lưu kịp: pin điện thoại hết, máy tính treo, Internet rớt; hì hục vẽ biểu đồ rồi nhận ra sai sót ở ngay khâu buộc ta phải làm lại mọi thứ từ đầu. Chưa hết đâu. Mỗi ngày đi làm là lại lãng phí thời giờ cho những chuyện không đâu: chuẩn bị tài liệu đi họp rồi cuộc họp bị hủy; chờ người “bên kia màn hình” nói lại từ đầu vì trước đó họ phát biểu khí thế nhưng quên tắt chế độ “mute” trên Zoom; loay hoay để đặt giấy cho đúng chiều vào máy in. Tất cả ngốn mất từ vài ngày, vài tuần đến cả tháng trong đời văn phòng.

Có thể thấy đa số những hoạt động phí thì giờ kể trên đều dính đến công nghệ. Nhưng công nghệ cũng có thể giúp giải quyết vấn đề. Các phần mềm tự sửa lỗi chính tả, quản lý mật khẩu hay xác thực đăng nhập bằng vân tay, chế độ tự động sao lưu văn bản đều là những thứ trong tầm với. Có điều chỗ thời gian được cứu cho khỏi lãng phí có được sử dụng tốt hơn, tăng năng suất và hiệu quả lao động hay không thì chưa biết. Dù sao thì khi đã biết bao nhiêu giờ phút tháng năm cuộc đời đi làm đã lãng phí đến thế, bất kỳ cải thiện nào cũng là đáng quý vậy.■