Chuyển đổi số trong bảo tàng: Những khúc mắc để ngỏ

Mùa thu năm 2020, tôi ghé thăm triển lãm "Sự suy đồi - Chủ nghĩa tượng trưng Bỉ" ở Alte Nationalgalerie, nơi cất giữ bộ sưu tập nghệ thuật thế kỷ 19 quan trọng nhất ở Đức. Đây là bảo tàng cỡ trung thuộc hệ thống bảo tàng quốc gia ở Berlin với khoảng 1.800 tranh và 1.500 tượng điêu khắc. 

Phòng triển lãm nằm trong một tòa nhà trông như điện thờ Hy Lạp cổ. Xem xong, tôi nán lại nhà sách của bảo tàng và ngắm nghía quyển catalog của triển lãm được in ấn bài bản. Tôi vừa thích thú vừa phân vân, vì quyển tổng tập ấy có giá tới 38 euro.

Năm đó tôi bắt đầu đi nghiên cứu điền dã trong lĩnh vực bảo tồn di sản số, bắt đầu bằng việc quan sát hoạt động hằng ngày tại các bảo tàng và thư viện. Sau đó tôi phỏng vấn các nhân viên chuyên trách - những người duy trì hệ thống thông tin, quản lý hiện vật, lưu kho và phục chế. Tôi muốn bóc tách các lớp của một "cơ sở hạ tầng" trong bảo tàng. Tôi lắng nghe nhân viên kể về công việc thường ngày của họ, đôi khi được báo trước: "Rất nhàm chán đó nghe".

Những câu chuyện hầu như quay về một mối: có quá nhiều việc cần thực hiện, trong khi có quá ít người để làm. Có quá nhiều sức ép về chuyển đổi số nhưng những người ở ngoài ngành hầu như không hề biết các bảo tàng ngày nay đang phải xoay xở với nguồn lực ít ỏi của họ ra sao.

Sức ép chuyển đổi số

Quyển catalog ở Alte Nationalgalerie khiến tôi giật mình nhận ra các thách thức mà bảo tàng ngày nay phải đối mặt. Ở mô hình kinh doanh cổ điển, khách muốn xem triển lãm dĩ nhiên phải mua vé. Đến mặt tiền của bảo tàng, ta sẽ biết giá vé, giờ mở cửa, thời gian của những tour có hướng dẫn viên. 

Bảo tàng nào tân tiến sẽ cung cấp thiết bị thuyết minh cho khách. Khi xem xong, nếu muốn tìm hiểu sâu hơn hoặc xem lại các tác phẩm trưng bày, ta không còn cách nào khác hơn là phải mua quyển catalog hoặc đợi một ngày khác (có thể đẹp trời hoặc không) mua lại vé vào cửa.

Ông Thomas Tunsch - giám tuyển Bảo tàng Nghệ thuật Hồi giáo, cơ sở thành viên của Bảo tàng Quốc gia ở Berlin - có lần chia sẻ với tôi, một cuộc triển lãm được coi là lớn bán nhiều lắm 6.000 đến 8.000 quyển catalog. 

Nếu mỗi quyển qua tay năm người, thì chi tiết về cuộc triển lãm ấy thu hút được 40.000 độc giả; con số này đã gối lên số khách mua vé. Khả năng cao là không ít quyển catalog được in ấn đẹp đẽ sẽ nằm trên giá sách của tiệm cà phê, hoặc dùng làm "đề co" cho các salon nội thất.

Thử hình dung một mô hình kinh doanh khác. Trang web của bảo tàng được thiết kế bắt mắt giúp cải thiện tương tác. Bất kỳ ai lên mạng cũng có thể ngắm nghía hiện vật qua ảnh chụp 2D và 3D, xem triển lãm trực tuyến (tương tự như dự án Google Arts & Culture cho phép người dùng xem phòng tranh ảo từ hơn 1.000 bảo tàng). 

Theo cách đó, nhiều bảo tàng có thể thu hút lượng khách mới đa dạng hơn, đến từ khắp nơi trên thế giới, và nhờ thế đưa giá trị của bộ sưu tập đến nhiều nhóm người dùng. Thay vì ngày trước khách phải quá bộ đến bảo tàng, giờ đây các bảo tàng tự dang tay đón khách. Bảo tàng tầm trung như Walters Art Museum ở Baltimore, bang Maryland, Mỹ có thể thu hút tới 250.000 khách trực tuyến mỗi tháng.

Tầm quan trọng của tính tương thích

Muốn "bảo tàng số" hay triển lãm trực tuyến vận hành trơn tru đòi hỏi một hệ thống thông tin nhất quán, kết nối nhiều kho dữ liệu như thông tin về hiện vật, kho lưu trữ đa phương tiện (ảnh chụp, video và âm thanh), và đồng thời đủ linh động để tương thích với những quy chuẩn về siêu dữ liệu (metadata) và liên tác hình ảnh. Duy trì tất cả yếu tố đó cần sự đầu tư về công nghệ và nhân lực.

Từ nhiều năm qua Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch Việt Nam đã triển khai các cuộc tập huấn để đào tạo sử dụng phần mềm của Cục Di sản văn hóa mang tên "Hệ thống thông tin quản lý hiện vật" và "Hệ thống thông tin quản lý di tích", với tham vọng chung là đồng bộ cơ sở dữ liệu tại tất cả cơ sở văn hóa trên toàn quốc.

Khi áp dụng vào thực tiễn, bộ phần mềm này vướng phải tình trạng là khó tương thích với các loại hình bảo tàng khác nhau. Có bảo tàng cần những trường thông tin đặc thù nhưng phần mềm lại không có, còn bản thân nhân viên không tự mình thay đổi được. 

Chưa kể, khi quá trình chuyển đổi số đòi hỏi các bảo tàng không ngừng nâng cấp thiết bị kỹ thuật và công cụ số hóa cho phù hợp với chuẩn chung của thế giới như mạng ngữ nghĩa (semantic web) và dữ liệu liên kết (linked data), phần mềm của cục lại ít được cập nhật và sửa sang liên tục.

Một số bảo tàng đã chủ động thuê đối tác viết phần mềm được tùy chỉnh riêng cho phù hợp với quy mô và đặc thù của mình. Trong số bảy bảo tàng hiện do Sở Văn hóa và Thể thao TP.HCM quản lý, Bảo tàng Chứng tích chiến tranh đã có phần mềm riêng từ năm 2009, với nguồn kinh phí đến từ hợp phần của dự án "Phát huy di sản bảo tàng Việt Nam", từ Quỹ Đoàn kết Ưu Tiên (FSP) do Chính phủ Pháp tài trợ.

Những khúc mắc đặc thù

Cân bằng giữa bảo tồn di sản văn hóa và việc quản lý đúng mực, vừa tầm vừa sức, là một thách thức lớn đối với các bảo tàng. Theo bà Phạm Ngọc Uyên - phó giám đốc Bảo tàng Mỹ thuật TP.HCM, phụ trách chuyên môn về lưu giữ và an ninh hiện vật, có một khúc mắc không hề đơn giản khi các bảo tàng chuyển sang dùng phần mềm, đó là họ có tiếp tục duy trì hệ thống viết tay hay không.

Những người được đào tạo về bảo tàng ở Việt Nam đều biết một nguyên tắc là luôn phải giữ một hệ thống sổ viết tay theo mẫu theo quy định, và việc nhập máy nếu có sẽ được làm song song. Một số bảo tàng quan niệm rằng sổ viết tay, có chữ viết tay của người làm kho, giống như "án tại hồ sơ", giúp tránh tình trạng thay đổi thông tin hiện vật và đánh tráo.

Từ đó phát sinh một nghịch lý: có phần mềm rồi còn viết tay làm gì? Mỗi phần mềm đều có chức năng phân quyền và kiểm tra thông qua nhật ký (log) của hệ thống. Sổ sách viết tay lại không thể bổ sung hình ảnh và mẫu viết tay không cho phép các trường thông tin cần thiết của một dạng hiện vật nào đó. 

Vì thế từ một sổ chính chứa những thông tin cơ bản kéo theo nhiều tập hồ sơ khác. Chẳng hạn album chứa hình chụp các góc cạnh của hiện vật, hay một tệp hồ sơ đính kèm thông tin về nguồn gốc xuất xứ, năm nhận hiện vật, nhận từ ai, người đó ở đâu, tên gì. Muốn biết lai lịch người bán hay quá trình sang nhượng hiện vật phải nhờ đến mẫu phiếu riêng nằm ngoài sổ chính.

Rồi còn cả những câu chuyện về hiện vật được cung cấp lại cho bảo tàng, cần thiết cho công tác trưng bày sau này. Những dữ liệu ấy không chỉ là văn bản hoặc ảnh chụp ghi chép mà còn cả tệp ghi âm.

Quản lý bền vững và minh bạch

Những vụ tai tiếng trên thế giới gần đây cho thấy chỉ sau khi cổ vật bị mất cắp hay di sản bị hủy hoại, người ta mới để ý đến các kẽ hở trong công tác bảo quản và lưu giữ. Tháng 8 vừa rồi, danh tiếng của Bảo tàng Anh bị lung lay sau khi khoảng 2.000 cổ vật - trong đó có vàng, đồ trang sức và đá quý niên đại từ thế kỷ 15 trước Công nguyên đến thế kỷ 19 - bị báo cáo mất hoặc hư hỏng (xem bài ).

Đáng chú ý là không món nào được trưng bày công khai. Đa số nằm trong kho và được lưu trữ cho mục đích học thuật. Năm 2021, nhà buôn cổ vật Đan Mạch Ittai Gradel từng liên hệ lãnh đạo bảo tàng này, chỉ ra ba viên đá quý từ bộ sưu tập ở đây được rao bán trên trang đấu giá eBay. Tuy nhiên, giám đốc bảo tàng khi đó Hartwig Fischer phản hồi rằng tất cả hiện vật đã được kiểm kê chính xác.

Trong bối cảnh Việt Nam, khi nhiều cơ sở văn hóa còn đang loay hoay, chật vật với chuyển đổi số, để gỡ "nút thắt" cần phải ước định quy mô và mục đích của từng loại hình bảo tàng, cũng như đánh giá về thứ tự ưu tiên trong các đầu việc họ cần phải làm.

Hoạt động bảo tàng rất đa dạng, đi từ phòng triển lãm, việc tương tác người dùng cho đến những công việc thường ngày ở bàn giấy, phòng kỹ thuật và kho bãi. Vụ bê bối ở Bảo tàng Anh cho thấy sự cần thiết phải đặt nguồn lực đúng chỗ.

Một mặt là sự cần thiết quản lý hiện vật bằng công nghệ số và nâng cấp các quy chuẩn an ninh ở phòng tranh. Mặt khác, mỗi cơ sở cần chú tâm đến chính kho hiện vật của mình để có cách thức quản lý bền vững (nhằm cơi nới theo đà phát triển của công nghệ) và minh bạch, cởi mở (để đưa giá trị văn hóa đến gần công chúng).

Tại sao các tác phẩm nghệ thuật và di vật ấy lại giữ một vị trí đặc biệt trong ký ức văn hóa của chúng ta, rốt cuộc chúng là gì và tại sao chúng lại đặc biệt? Bài toán với những người làm bảo tàng là làm sao tháo gỡ xung đột, giữa việc đưa giá trị văn hóa đến số đông và tìm mô hình kinh doanh bền vững, vừa tầm quy mô và năng lực của cơ sở của họ.

Còn với công chúng, cơ hội của thời đại số đặt ra những câu hỏi mở: tại sao chúng ta cần đến bảo tàng, chúng ta muốn họ làm gì, họ nên gìn giữ những gì và cho đi những gì? Tôi tự hỏi, những định chế để lưu giữ và lan tỏa ký ức văn hóa ấy, ngày nay có cho chúng ta biết điều gì về bản thân và nền văn hóa của chúng ta chăng?