Người dân làm thủ tục một cửa một dấu tại UBND quận Bình Tân TP.HCM - Ảnh: Tự Trung

“Làm lãnh đạo mà người ta phải cậy nhờ mình can thiệp để làm thủ tục hành chính cho nhanh gọn thì đừng có tự hào mà phải lấy làm buồn, làm xấu hổ. Buồn, xấu hổ vì anh em trong bộ máy tại đơn vị mình còn làm chưa tốt” - ông Tuyến nói tại hội nghị.

Ông Tuyến còn cho rằng nếu mỗi cán bộ, lãnh đạo biết “chạnh lòng” chứ không “lạnh lòng” trước thực tế người dân còn buồn, còn bức xúc, doanh nghiệp còn lo lắng khi làm thủ tục hành chính thì mới mong tạo được bước chuyển biến trong năm mới.

Dũng cảm từ bỏ lợi ích cục bộ

Báo cáo về việc thực hiện cấp đổi hộ chiếu trực tuyến và dịch vụ trả hộ chiếu tận nhà, đại tá Nguyễn Văn Anh - trưởng Phòng quản lý xuất nhập cảnh (PA72) Công an TP.HCM - cho biết tháng 8-2015, PA72 chính thức cấp hộ chiếu qua mạng cấp độ 3.

Sau ba tháng thực hiện, chỉ có khoảng 4-6% người dân sử dụng tờ khai trực tuyến.

Lãnh đạo PA72 quyết định thay đổi cách làm, đẩy mạnh tuyên truyền, xây dựng và công khai quy trình cấp đổi hộ chiếu, trang bị 25 bộ máy tính tại phòng quản lý xuất nhập cảnh có nối mạng để người dân khai tờ khai điện tử ngay tại đây, cử hai cán bộ khai giúp người không rành máy tính.

Nhờ đó từ tháng 2-2016 đến nay, tỉ lệ khai hồ sơ trực tuyến qua mạng đã tăng đến 74%, đạt trên 153.000 hồ sơ, vượt sự mong đợi ban đầu.

Năng suất lao động ở PA72 tăng 30%. Trước đây quy trình cũ tiếp nhận tối đa 1.200 hồ sơ mỗi ngày. Hiện nay liên tục tiếp nhận 1.700-1.800 hồ sơ/ngày, thời gian chờ đợi của người dân cũng giảm.

“Cách làm này giúp công khai minh bạch thủ tục hành chính, phòng ngừa tiêu cực. “Cò” chụp hình, bán hồ sơ, khai hồ sơ không còn nữa vì đã có tờ khai điện tử, nên nguy cơ sai phạm trong nội bộ giảm đi” - ông Nguyễn Văn Anh nói.

Để làm được việc này, theo ông Anh, kinh nghiệm là phải tạo được sự đồng thuận trong cơ quan. Làm thế nào để anh em không có cảm giác bị áp đặt phải làm.

Rồi khi cải cách, có vẻ quyền của người dân tăng lên, quyền của cán bộ giảm đi, có vẻ bổng lộc mất đi một chút vì người nhờ vả không còn. Theo ông Anh, cần phải có sự dũng cảm để từ bỏ lợi ích vật chất, lợi ích cục bộ, cá nhân thì mới cải cách triệt để được chứ nửa vời thì không làm được.

“Lúc đầu cũng nhiều người kêu khó, sao mà xáo trộn hết cả quy trình, chưa quen. Nhưng rồi chỉ rối loạn mấy ngày đầu, sau đó áp lực buộc phải làm và mọi thứ dần dần đi vào nền nếp” - ông Anh chia sẻ.

Biết xin lỗi khi trễ hẹn

Tại hội nghị, đại diện Q.Bình Tân cho biết trong năm 2016, quận đã thực hiện 8.233 thư xin lỗi, trong đó có hơn 97% trường hợp thuộc lĩnh vực nhà đất.

Nguyên nhân được quận xác định là do sự thay đổi thẩm quyền trong giải quyết hồ sơ nhà đất, do quy định mới điều chỉnh rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, do quy hoạch đất đai, đô thị ở Q.Bình Tân chưa đồng bộ nên cần thời gian đi thực địa dẫn đến trễ hẹn hồ sơ...

Theo thống kê sơ bộ mà Sở Tư pháp tổng hợp được về việc thực hiện thư xin lỗi, trong số 18 sở ngành và 16 quận huyện gửi báo cáo về, có 15 đơn vị không phát sinh hồ sơ trễ hẹn nên không thực hiện thư xin lỗi.

Trong 19 đơn vị còn lại, 15 đơn vị xin lỗi 100% hồ sơ trễ hạn, ngoài ra có đơn vị xin lỗi một phần, có đơn vị thì chưa thực hiện thư xin lỗi.

“Việc xin lỗi người dân, tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục cũng là góp phần quan trọng giảm hồ sơ trễ hạn. Đề xuất TP khảo sát kiểm tra chuyên đề về thư xin lỗi để có giải pháp đẩy tỉ lệ hồ sơ đúng hạn cao hơn nữa” - bà Hồ Thị Quyên, trưởng phòng kiểm soát thủ tục hành chính Sở Tư pháp, kiến nghị.

Phó chủ tịch UBND TP.HCM Trần Vĩnh Tuyến đồng tình với kiến nghị này và yêu cầu trong năm tới sẽ kiểm tra những đơn vị không phát sinh hồ sơ trễ hẹn. Nếu đúng thực tế sẽ biểu dương, nhưng khả năng này rất khó. Nguy cơ người đứng đầu không kiểm soát được thủ tục hành chính rất cao.

Năm 2017: phải giảm 50% số hồ sơ trễ hẹn

Ông Trần Vĩnh Tuyến yêu cầu các đơn vị, quận huyện, sở ngành trong năm 2017 phải quyết tâm nâng chất hoạt động giải quyết hồ sơ hành chính.

Chỉ tiêu cụ thể đặt ra là giảm cho được 50% số hồ sơ trễ hẹn so với năm 2016. Mỗi đơn vị căn cứ vào chỉ tiêu này mà đề ra giải pháp rốt ráo ngay từ đầu năm.

“Thời gian qua, chúng ta đã thực hiện việc xin lỗi dân khi trễ hẹn. Nếu đã phân tích nguyên nhân, đề ra giải pháp khắc phục thì không lý gì năm nay lại tiếp tục trễ hẹn và tiếp tục xin lỗi. Xin lỗi là văn hóa, nhưng xin lỗi hoài thì không được” - ông Tuyến nói.

Nhấn mạnh tầm quan trọng của kênh thông tin đường dây nóng, ông Tuyến chỉ đạo trong năm 2017, đường dây nóng của từng quận huyện, sở ngành phải thật sự “nóng” hơn nữa. Những phản ảnh, bức xúc của người dân phải đến được cấp lãnh đạo trong thời gian nhanh nhất.

Sự có mặt của các cấp chính quyền tại những điểm nóng mà dư luận quan tâm phải nhanh chóng, hiệu quả.

Ngoài ra, theo ông Trần Vĩnh Tuyến, thủ trưởng đơn vị phải có cách nắm bắt nhanh nhất ý kiến phản ảnh của người dân, biết được có bao nhiêu người dân, doanh nghiệp đang phàn nàn, bức xúc chuyện gì. UBND TP sẽ trực tiếp kiểm tra, nơi nào người đứng đầu không nắm được thì phải chịu trách nhiệm.

“Không thể nói tôi đã phân công anh A, anh B phụ trách rồi. Nếu còn giao khoán kiểu đó đồng nghĩa với thiếu trách nhiệm. Cũng không thể bằng lòng với việc nghe cấp dưới báo cáo lại” - ông Tuyến nhấn mạnh.

Ông Tuyến yêu cầu trong năm 2017, các đơn vị phải có từ 40-50% số lượng các thủ tục được triển khai dịch vụ công trực tuyến cấp độ 3-4. Ngoài ra, toàn TP.HCM ứng dụng việc gửi thư mời điện tử, chấm dứt việc gửi thư mời giấy.