Tiến sĩ Lê Văn In - nguyên phó hiệu trưởng Trường Cán bộ TP (nay là Học viện Cán bộ TP) - cho biết ngay như TP.HCM là một trong những địa phương đi đầu trong cải cách hành chính thì lãnh đạo cấp sở cũng phải họp đến 3-4 cuộc một ngày là điều đáng suy ngẫm.

Tiến sĩ Nguyễn Sĩ Dũng - nguyên phó chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội - cho rằng việc họp hành hiện nay đã tạo áp lực, gây quá tải lên tất cả vị trí của bộ máy nhà nước, khiến nhiều người không còn đủ thời gian để đầu tư giải quyết công việc chuyên môn. Trong khi đó, chất lượng họp hành thực sự là không cao.

Một cuộc họp muốn đạt được hiệu quả - theo ông - phải bảo đảm những người dự họp được chuẩn bị kỹ càng về thông tin, số liệu, giải pháp để giải quyết vấn đề.

Theo ông Nguyễn Sĩ Dũng, có ba nguyên nhân quan trọng dẫn đến tình trạng trên.

Thứ nhất là mô hình thể chế. Bộ máy nhà nước đang trực thuộc cả hệ thống Đảng và Nhà nước. Các vị trí lãnh đạo bộ máy muốn giải quyết công việc phải họp xin ý kiến chỉ đạo từ hệ thống Đảng. Sau đó mới đến họp chuyên môn để giải quyết công việc thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước.

Thứ hai, tình trạng giao việc, giao quyền không rõ ràng. Vì thế các cấp muốn làm gì lại phải xin ý kiến chỉ đạo cơ quan cấp trên.

Họp trực tuyến giúp giảm thời gian, chi phí, tăng hiệu quả. Thời gian qua, Chính phủ là một trong số những cơ quan đi đầu trong việc họp trực tuyến - Ảnh: TTXVN

Thứ ba, tình trạng không chịu và không dám chịu trách nhiệm của từng cấp, từng vị trí đứng đầu. Đây là hệ quả từ việc giao việc, giao quyền không rõ ràng. Vì không có quyền nên phần lớn các cơ quan không chủ động giải quyết công việc mà chỉ thực hiện vai trò tham mưu. Từ đó dẫn đến tình trạng có quá nhiều văn bản xin ý kiến, tham mưu mà ít có quyết định giải quyết công việc.

Bên cạnh đó, vì không có quyền rõ ràng nên có tâm lý đùn đẩy trách nhiệm cá nhân bằng cách họp hành để kéo tập thể vào. Thay vì trách nhiệm giải quyết thuộc về người đứng đầu cơ quan chuyên môn thì lại biến thành công việc của tập thể đơn vị. Tâm lý đùn đẩy trách nhiệm này kéo dài và thậm chí đã trở thành một loại văn hóa.

Do đó, ông Nguyễn Sĩ Dũng đề xuất: để giảm họp hành nhiều thì cải cách thể chế là quan trọng nhất. "Nên từng bước nhất thể hóa Đảng - Nhà nước. Có như vậy hệ thống mới thông suốt, thống nhất".

Thứ hai, cần phân cấp, phân quyền. Trong đó, yêu cầu giao quyền phải thật rõ. Cấp nào phải được quyết định việc gì và cứ thế mà thực hiện. Cấp trên chỉ việc kiểm tra, giám sát chứ không cầm tay, chỉ việc, can thiệp công việc cấp dưới. 

Ví dụ thủ trưởng đơn vị được làm gì, từng chuyên viên được quyền làm gì và tự chịu trách nhiệm trong phạm vi thẩm quyền của mình. Điều này có thể thấy được khi nhìn ra các doanh nghiệp nước ngoài người ta giao việc cho từng bộ phận, từng nhân viên rất rõ ràng, mỗi người mỗi việc.

Thứ ba, cần có quy định pháp luật điều chỉnh về kỹ thuật, hình thức tổ chức họp hành phù hợp với mục đích, bảo đảm hiệu quả cuộc họp.

Ngoài ra, ứng dụng công nghệ thông tin sẽ có nhiều ý nghĩa trong việc giảm các cuộc họp triển khai công việc, giao ban, thông báo, thông tin. Còn các cuộc họp để ban hành quyết định, chính sách vẫn phải trực tiếp họp và biểu quyết. Ứng dụng công nghệ thông tin sẽ phát huy tác dụng nhiều hơn nếu thể chế được cải cách tốt.

Theo tiến sĩ Lê Văn In, để bảo đảm họp có hiệu quả thì người chủ trì họp phải là người có thẩm quyền ban hành quyết định, giải quyết được vướng mắc. Còn người dự họp phải là người đứng đầu cơ quan chuyên môn, cấp chính quyền địa phương có trách nhiệm chính trong việc triển khai, điều hành công việc. 

Ngoài ra: tuyển chọn cán bộ phải có năng lực đảm đương được công việc, dám chịu trách nhiệm chứ không đùn đẩy, né tránh.

Họp nhiều vì năng lực yếu, sợ trách nhiệmHọp quá nhiều, họp mà không giải quyết được vấn đề, gây lãng phí sức người, sức của, phí phạm thời gian là căn bệnh cố hữu của nhiều cơ quan hành chính nhà nước. 

"Bệnh" này tồn tại mấy chục năm qua. Cho nên, không thể nói "sớm khắc phục" mà cần "ngay lập tức" trị dứt căn bệnh này, nếu muốn hướng đến một nền hành chính hiệu lực, hiệu quả. 

Có một thực tế là hễ tổ chức họp là vị chủ trì nào cũng muốn có đầy đủ ban bệ. Cấp lãnh đạo Chính phủ họp thì phải có lãnh đạo bộ, ngành, địa phương. Lãnh đạo TP họp thì nhất định phải có anh giám đốc sở, bí thư, chủ tịch quận cùng ngồi. Rồi lãnh đạo đi họp nhưng không nắm vững vấn đề, lại phải kéo theo ban bệ, chuyên viên cấp dưới theo "phò". Cứ thế cả bộ máy suốt ngày hội họp, không còn thời gian đi cơ sở, công việc bị đình trệ.

Tôi cho rằng nguyên nhân của việc họp nhiều là do người đứng đầu còn nể nang hoặc né tránh trách nhiệm cá nhân. Vì sợ trách nhiệm, không dám tự quyết nên bất cứ chuyện gì dù nằm trong thẩm quyền chức trách của mình vẫn tổ chức họp để lấy ý kiến tập thể. 

Lãnh đạo thiếu năng lực điều hành, khả năng xử lý công việc kém và trách nhiệm cá nhân không cao thì tất yếu dẫn tới chuyện cơ quan đó họp hành nhiều. 

Giảm họp, nâng cao chất lượng họp là một trong các nội dung quan trọng của cải cách hành chính. Sở Nội vụ đã trình UBND TP hệ thống các giải pháp để giảm hội họp, họp có chất lượng. 

Giảm được hội họp, cán bộ có thời gian đi cơ sở, tham mưu đề xuất nhiều cái mới, có lợi hơn cho sự phát triển chung.Hiện nhiều nơi ứng dụng cách họp trực tuyến để giảm thiểu chi phí đi lại, đỡ mất thời gian. Nhưng cách tổ chức họp vẫn chưa ổn. Có những cuộc họp mà hết gần phân nửa thời gian dành để đọc báo cáo. 

Thời gian còn lại thì các địa phương đọc tham luận rồi người chủ trì lại đọc một bản kết luận đã chuẩn bị sẵn...

Nguyên tắc cơ bản để giảm họp là tổ chức tốt chức năng quản lý nhà nước của từng cơ quan, đơn vị; thực thi đúng chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân, phát huy vai trò người đứng đầu. 

Chỉ những vấn đề theo quy định cần lấy ý kiến tập thể thì mới phải họp chứ không phải đụng chuyện gì cũng họp xin ý kiến.

Ngoài ra, phải khắc phục được chuyện họp phải có đủ ban bệ cho xôm tụ. Rất mất thời gian. Họp chuyện nào phải gút xong chuyện đó, bàn ra giải pháp. Tránh tình trạng họp trù bị rồi họp chính thức, bàn tới bàn lui mới ra được dự thảo. 

Có dự thảo xong lại họp mấy bận nữa mới ra được tờ trình, chờ lãnh đạo có ý kiến, chỉnh sửa, thông qua... đến lúc thực hiện gặp vướng mắc lại tiếp tục... họp xin ý kiến.Họp nhiều chính là lãng phí.

Thực tế, quy định lề lối hội họp đã có nhưng tình hình hội họp vẫn còn quá nhiều. Bên cạnh những cuộc họp chất lượng vẫn có những cuộc họp mà lãnh đạo tổ chức chỉ với mục đích khoe thành tích và làm PR, người dự đến vỗ tay, nhận phong bì bồi dưỡng và ra về vui vẻ. 

Điều này làm cán bộ lãnh đạo, công chức không còn đủ thời gian để tư duy, sáng kiến và làm việc hiệu quả. Bản thân tôi cũng không ít lần thấy ngán ngẩm với việc dự hội họp.

Có những cuộc họp mục đích, nội dung, kế hoạch không được xác định rõ, đại biểu được mời cũng không đúng thành phần. Chưa kể có khi cơ quan được mời họp cũng chỉ cử người "đóng thế" dự họp, mà không hiểu biết sâu về chủ đề của cuộc họp. 

Việc phải đi dự họp quá nhiều khiến không ít cán bộ đầu ngành, hoặc người đứng đầu cơ quan không có thời gian và đủ trí tuệ bàn thảo. Vì vậy mới có chuyện nhân viên cấp dưới lại phải chuẩn bị sẵn "phao" cho sếp đi họp và phát biểu theo ý của... cấp dưới.

Người dự họp không có đủ thông tin, thiếu kiến thức, không có ý tưởng thì thà không phát biểu còn hơn vì sẽ tiết kiệm thời gian cho mọi người. Nhiều cuộc họp không hiệu quả còn xuất phát từ kỹ năng tổ chức điều hành cuộc họp có vấn đề.

Vậy làm thế nào để giảm bớt các cuộc họp vô bổ? Theo tôi, chính các cơ quan của Chính phủ, chính quyền cấp tỉnh phải làm gương trước trong cải cách hành chính, triệt để ứng dụng công nghệ trong tổ chức điều hành. Đặc biệt, cần xem xét chương trình bồi dưỡng lãnh đạo về kỹ năng hội họp.

Họp hành nhiều cũng phản ánh phần nào về một hệ thống quan liêu giấy tờ. Càng họp nhiều thì cấp dưới càng không chủ động.

Có những việc lặp đi lặp lại hằng năm thì nên xây dựng thành quy trình và cẩm nang thực hiện, chỉ định rõ trách nhiệm của từng cấp, từng ngành. 

Ví dụ ở nước ta bão lụt là chuyện rất thường xuyên, nhưng lại thiếu vắng tài liệu cẩm nang về quy trình phòng tránh bão lụt. Thành ra từ trung ương đến địa phương họp hành chỉ đạo quá nhiều về đối phó với bão lụt, vừa mất thời gian và rất có thể tạo ra tâm lý của địa phương và người dân trông chờ, ỷ lại vào chỉ đạo cấp trên.

Ngoài ra, cần tăng cường công tác đánh giá cán bộ công chức theo kết quả công việc. Phải bỏ bớt các cuộc họp đôn đốc thực hiện nhiệm vụ hoặc báo cáo sơ kết, tổng kết và triệt để ứng dụng công nghệ thông tin để điều hành. Phải quyết liệt giảm những cuộc họp vô bổ để xã hội không coi công chức chỉ là "nghề họp".