Bớt họp hành đi thì lại khôn ra!

 

 Cảnh tượng này đã xảy ra trong một công ty du lịch ở TP.HCM: Ngọc Trâm, trưởng một nhóm sale, vừa rời phòng làm việc để sang phòng họp, lần thứ hai trong buổi chiều hôm đó, vừa hài hước nói mọi người trong nhóm: “Việc nhẹ lương cao mà. Tui ăn rồi chỉ có chuyện xách sổ đi họp thôi”. Có ngày cô gái này phải họp bốn cuộc, mỗi cuộc dài 1-2 tiếng, mà nhiều nội dung trong cuộc họp sau đã được giám đốc nói ở cuộc họp trước, trong đó có lời nhắc nhở: “Hãy đọc cuốn Bảy thói quen thành đạt!”.

Đó là quyển sách sếp cô yêu thích và bắt mọi nhân viên phải dùi mài, rồi có lần còn dành một phần cuộc họp quý với các trưởng bộ phận để kiểm tra xem ai chưa đọc quyển sách đó. (Vì lý do tế nhị, tên nhân vật được thay đổi để cô ấy không cảm thấy khó xử với vị sếp-nay-đã-cũ).

Họp, họp nữa, họp mãi…

Họp hành triền miên là nỗi ngao ngán không chỉ của Ngọc Trâm mà còn của vô số người có đi làm, đặc biệt là trong giới lao động trí óc, trên khắp thế giới. Hay ít ra là trong giới có chơi mạng Reddit (một mạng kiểu diễn đàn thảo luận hỏi - đáp), nơi cứ vài ba tháng lại nổi lên một mẩu đăng về chuyện bị họp hành.

Chẳng hạn mấy dòng do một tay có biệt danh juicethrone viết trong nhóm Product Management vài tháng trước: “Có ai cứ phải họp suốt ngày không? Đôi lúc tôi chỉ ngồi thừ ra đó, kiệt sức vì mọi cuộc họp mà tôi vừa có, rồi lại chuẩn bị tinh thần cho cuộc tiếp theo. Ặc, tôi đang làm cái gì vậy nhỉ?”. 

Juicethrone đã nhận được sự tán đồng của 99% trong số 83.000 thành viên của nhóm, và trong 68 phản hồi với juicethrone có lời chia sẻ của ComplianceSMBLLC thế này: “Mới vừa bỏ một công việc như thế. Trung bình một ngày họp 10-14 cuộc rồi phải hoàn tất việc của mình sau đó nữa. Tôi hoàn toàn kiệt sức. Khi cố chuyển hay giảm (việc họp) thành hình thức email, tôi được bảo rằng “đó là một phần văn hóa doanh nghiệp của chúng ta”. Số người nghỉ việc rồi thì cứ tăng thêm”.

Cũng trên Reddit, Informal Reading 58 ở hội Advice - có 668.000 thành viên – mới đây hỏi: “Làm sao để tránh bị sếp quản lý chi li bằng quá nhiều cuộc họp đến mức bạn không còn thời gian để hoàn tất những việc vốn cần được ưu tiên làm trước?”. 

Magikarp trong hội Antiwork - có 1,9 triệu thành viên - kể: “Quá nhiều cuộc họp đến nỗi tôi không thể làm xong việc gì và phải hoàn tất vào sau giờ làm việc. Nhân sự thì mới lên lịch một cuộc họp chủ đề Làm thế nào để tránh kiệt sức. Trớ trêu”. 

Còn Kickboy21 trong hội Jobs - có 730.000 thành viên - than: “Mỗi ngày mình có một cuộc họp vào 8h30 sáng, rồi mỗi tuần còn có hai cuộc họp nhóm dài một tiếng nữa. Thực lòng mình nghĩ rất nhiều cuộc họp là vô ích và mất thời gian, nhưng mọi người vẫn cứ muốn họp cho mấy thứ mà có thể chỉ cần thảo luận riêng trong 5 phút thôi…”.

Ryan-fr trong hội ITCareerQuestion - có 281.000 thành viên - hỏi: “Có mình tôi (thấy vậy) hay đúng là 90% các cuộc họp đều hoàn toàn vô mục đích? Tôi cảm thấy hầu hết các lần họp chỉ là việc đưa ra những thông tin mà thực ra có thể dễ dàng gửi qua email được rồi”.

Và còn nhiều nữa… Than vãn họp gì họp lắm thế cũng không thiếu trong các group công sở ở Việt Nam.

Giữa “nhiều” và “vô dụng”

Chắc chỉ lớp nhân viên bình thường mới thù ghét các cuộc họp? Không! Một nghiên cứu của Đại học North Carolina và Trường kinh doanh Harvard - được giới thiệu trong bài báo có tựa đề "Stop the Meeting Madness" (Dừng cơn cuồng họp) đăng trên tạp chí Harvard Business Review số tháng 7-8/2017 - cho thấy cả nhân viên các bậc cao hơn cũng oải chuyện họp.

Khảo sát với 182 quản lý cấp trung nhiều ngành nghề ở Mỹ đã để lộ một sự thật “đau lòng”: 65% số người được hỏi nói rằng họp hành cản trở họ hoàn thành công việc, 71% nói rằng các cuộc họp không ích lợi gì, 64% nói rằng việc họp làm xói mòn tư duy sắc bén. 

Một người nói: “Tôi không thể giữ đầu mình trên mặt nước để thở suốt cả tuần”. Một người khác tả rằng phải châm bút chì vào chân để không gào lên trong cuộc họp toàn công ty đầy đau khổ nọ”, các nhà nghiên cứu viết trong bài báo trên.

Đó là trước đại dịch, khi người dự họp đến một cái phòng và ngồi quanh một cái bàn. Còn trong đại dịch, khi mọi người phải làm việc ở nhà, trao đổi với nhau qua Internet thì họp hành có còn oải nữa không? Câu trả lời là… vẫn oải!

Xem xét dữ liệu về email và lịch làm việc của hơn 3 triệu người lao động ở Bắc Mỹ, châu Âu và Trung Đông, Cục Nghiên cứu kinh tế quốc gia (NBER) của Mỹ ghi nhận: Độ dài trung bình của các cuộc họp đã giảm khoảng 20% trong đại dịch, từ 60 phút xuống còn 47 phút, tức là giảm được tới 13 phút mỗi cuộc! Nhưng số cuộc họp một người phải dự mỗi ngày lại tăng 12,9%, là từ khoảng 6 cuộc một ngày lên 7 cuộc một ngày. Được cái này thì lại mất cái kia!

Nếu biết rằng cuộc họp càng dài càng kém hiệu quả như các nghiên cứu tâm lý đã chứng minh lâu nay - rằng họp dưới 15 phút có 91% người dự họp tập trung nghe, nhưng họp quá 45 phút chỉ còn 64% người chú ý - thì việc thời lượng trung bình của cuộc họp giảm cho thấy bản thân việc họp hành đã hiệu quả hơn trước. 

Tuy nhiên, khi số cuộc họp trong ngày tăng thêm thì thời gian cho chuyên môn bị “cắt vụn” thêm và thời gian chuyển đổi giữa các phần việc sẽ tăng lên.

Việc chuyển đổi này lại không hề đơn giản, theo giải thích của giáo sư về sức khỏe nghề nghiệp Joseph A Allen của Đại học Utah trong một bài báo của BBC: “Chúng ta cần thoát khỏi nhiệm vụ trước đó và tiêu tốn năng lượng tinh thần rất lớn để chuyển sang phần việc kế tiếp. Nếu cuộc họp làm cạn kiệt năng lượng trí não đến mức nguy hiểm thì việc chuyển đổi tinh thần này là cực kỳ khó khăn”.

Xu hướng: từ giảm họp đến cấm họp

Các CEO nổi tiếng đã nghĩ ra đủ cách để bớt phải họp hành vô ích. 

Tỉ phú Jeff Bezos của Amazon tránh mọi cuộc họp đầu giờ sáng, không hội họp dông dài với nhà đầu tư quá 6 tiếng mỗi năm, và từ chối tham dự hay tổ chức họp nếu… hai cái bánh pizza không đủ cho mọi người trong cuộc họp đó ăn. 

Một tỉ phú khác, Elon Musk của hãng xe điện Tesla thì không ít lần dành những lời lẽ chua cay cho chuyện họp hành, chẳng hạn như những dòng sau đây trong email ông gửi toàn thể nhân viên: “Các cuộc họp thừa thãi là thảm họa của các công ty lớn… Làm ơn tránh mọi cuộc họp lớn, trừ khi bạn chắc chắn rằng chúng mang đến giá trị cho toàn thể người tham dự, trong trường hợp đó hãy họp thật ngắn”.

Hè năm ngoài, Soulaima Gourani, nhà đồng sáng lập nền tảng họp ảo Happioh, đã chia sẻ trong một bài viết cho tạp chí Forbes chiêu giảm họp hết sức độc đáo: “Ở công ty chúng tôi, “họp đứng” được ưa chuộng, ngay cả khi đó là cuộc họp trực tuyến. Bằng cách đó, chúng tôi thường họp không quá 10-15 phút”.

 

 Hết sức chí lý, ai mà có thể đứng được suốt 1-2 tiếng đồng hồ. Phong trào Tuần làm 4 ngày cũng thúc đẩy mạnh mẽ việc giảm thời lượng họp, vì khi thời gian làm việc chỉ còn 32-35 tiếng/tuần, chỉ họp 3 tiếng/tuần là mất đứt gần 10% thời gian. 

Trong thử nghiệm tuần làm việc 4 ngày năm 2019 đầy thành công với năng suất lao động tăng đến 40%, Microsoft Japan đã quy định chỉ tổ chức họp không quá 5 người và một nửa số cuộc họp phải giảm thời lượng xuống mức 30 phút. 

Nhưng với Slack Technologies - công ty công nghệ đã tạo ra nền tảng truyền thông nội bộ Slack nổi tiếng, 30 phút vẫn quá nhiều, nên họ vừa ra quy định rằng tất cả các cuộc họp chỉ được dài tối đa 25 phút. Lý do rất nhân văn: Để mọi người còn đi vệ sinh hay uống nước.

Sau giảm họp là cấm họp. Asana, công ty công nghệ ở Mỹ đã phát triển ứng dụng quản lý công việc đang được nhiều công ty dùng, cấm họp vào thứ tư. Anne Raimondi, giám đốc điều của Asana, giải thích với BBC: “Có ngày không họp vào giữa tuần rất hữu ích cho mạch công việc. Mọi người có thời gian để đào sâu vào thứ gì đó như là chiến lược hay lên kế hoạch”.

Trong số các công ty hưởng ứng phong trào meeting-free day (ngày không họp hành) có cả những tên tuổi như Shopify và Facebook, nơi đang muốn cho 50% nhân lực làm việc từ xa trong 5-10 năm tới. 

Nói về chính sách ngày thứ tư không đi họp, trong một phỏng vấn với Đài CNBC vào tháng 5-2020, nhà sáng lập Mark Zuckerberg của Facebook kể: Nhiều người cảm thấy “Nè, nếu tôi không phải đến văn phòng và nếu tôi không phải họp hành gì, thì tôi sẽ làm việc hiệu quả hơn vì không phải đi lại vào ngày đó”.

Không phải là một phong trào cảm tính, giảm họp vừa được các nhà khoa học của Trường Kinh doanh Harvard chứng minh hiệu quả bằng số liệu công bố trên tạp chí HBR vào tháng 3-2022: Sau khi thực hiện các biện pháp giảm họp theo tư vấn, 76 công ty tham gia chương trình khảo sát cho biết khi các cuộc họp giảm 40%, hiệu quả lao động của nhân viên cao hơn 71%. 

Nếu bạn là một nhà quản lý đang đọc bài báo này, ngại gì nữa mà không bớt họp hành đi!■